Routine de travail Aleop

Modifié le : 18 septembre 2025

Courrier reçu et documents papier

Groupez les documents de même type (factures, relevés de vente ou autres documents à classer) pour les traiter en lot.
- Regrouper les documents par format (une page, pages multiples et/ou recto-verso)
Placez les documents face contre le numériseur, avec l’en-tête orienté vers le bas.
Sélectionnez un profil de numérisation (voir l’aide-mémoire sur le numériseur) et appuyez sur la flèche.
Les documents apparaîtront à l’écran, assurez-vous de la qualité et cliquez sur « Terminer ».
Inscrire « @ » sur les documents afin de les identifier comme numérisés.

Après numérisation, l’identification du type de document se fait directement à l’écran.
- Cliquez sur la bannière « En attente d’approbation ».
- Faire le choix du type et cliquer sur le nuage pour l’envoyer au traitement.
Allez dans la Classification des documents (Menu Comptabilité / Écran de suivi).
- Identifiez les documents par type (facture d’achat, vente, documents à classer, etc.) et cliquez sur Enregistrer.
- N’oubliez pas que vous pouvez appliquer un type de document à l’ensemble d’un lot.
Note : Les documents classés comme des achats ou des ventes sont envoyés à la validation. L’extraction des données est habituellement complétée en moins de 12h.

Allez dans la révision (Menu comptabilité/Écran de suivi/Révision/Documents à réviser).
Vérifier si vous avez des documents classé dans « Mauvais types » ou « illisibles » qui devraient être retourner à l’OCR afin de ne pas retarder le traitement du document.

Allez dans le Paiement et encaissement (Menu Comptabilité/Écran de suivi).
Les achats sont dans la catégorie « À payer » et les ventes dans « À encaisser ».
Assurez-vous que la date de paiement correspond au mois de comptabilisation désiré dans votre logiciel comptable.

Allez dans la fonction Importation des écritures CEGA (Outil/ Transfert des écritures).
Cliquez sur le bouton « Démarrer ».
Sélectionnez les écritures à importer et cliquez sur le bouton « Lancer ».
Une fois l’importation terminée, les écritures sont visibles dans l’Entrée des écritures.

Les documents numérisés sont accessibles en tout temps dans le Classeur d’Aleop.

L’adresse courriel (ex: votreferme@aleop.ca) de l’entreprise est affichée dans le Menu :
Entreprise/Informations générales.

Cette adresse peut aussi être donné à vos fournisseurs pour recevoir directement les documents dans Aleop.

Lorsque votre fournisseur utilise votre adresse courante de l’entreprise :

Créer un contact avec votre adresse courriel dédiée qui se retrouve dans le menu :
Entreprise/Informations générales.

Transférez le courriel de votre fournisseur vers votre courriel Aleop.
Vous pouvez automatiser votre logiciel de réception de courriel pour les transférer directement dans Aleop.

Allez dans la Classification des documents (Menu Comptabilité / Écran de suivi).
Identifiez les documents par type (facture d’achat, vente, documents à classer, etc.) et cliquez sur Enregistrer.
N’oubliez pas que vous pouvez appliquer un type de document à l’ensemble d’un lot.
Les documents classés comme des achats ou des ventes sont envoyés à la validation.
L’extraction des données est habituellement complétée en moins de 12 h.

Au préalable, aller dans le Classeur/Explorateur/Finance et créer un nouveau dossier :
États de comptes courants non payés.
Classifier les fichiers d’états de comptes courants non payés dans Document à classer.
Déplacer ces fichiers dans le dossier créé précédemment (États de compte courant non payés).
Une fois que les factures qui sont sur les états de compte sont payées, déplacer ces fichiers dans leur dossier respectif par fournisseur.
Exemple de nom de fichier état de compte : « E.C. fournisseur, année-mois ».

Allez dans « Paiement et encaissement » (Menu Comptabilité/Écran de suivi).
Les achats sont dans la catégorie « À payer » et les ventes dans « À encaisser ».
Assurez-vous que la date de paiement corresponde au mois de comptabilisation désiré dans votre logiciel comptable.

Allez dans la fonction Importation des écritures CEGA (Outil/Transfert des écritures).
Cliquez sur le bouton « Démarrer ».
Sélectionnez les écritures à importer et cliquez sur le bouton « Lancer ».
Une fois l’importation terminée, les écritures sont visibles dans l’Entrée des écritures.

Les documents numérisés sont accessibles en tout temps dans le Classeur d’Aleop.