Suppression de document

Modifié le : 16 septembre 2025

Dans Aleop, la suppression d’un document ne correspond pas à une élimination immédiate des serveurs. Elle enclenche plutôt un déplacement contrôlé vers une zone tampon (section Documents supprimés) qui permet d’effectuer une révision ou un traitement secondaire avant la suppression définitive. Cette logique assure la réversibilité des opérations et la conformité avec les bonnes pratiques en matière de traçabilité documentaire.

Points d’entrée permettant la suppression

Un document peut être supprimé manuellement à partir de quatre zones fonctionnelles spécifiques de l’interface :

Classification

Interface de tri initial des documents reçus via des canaux externes (courriel et numérisation). À ce stade, aucun lien comptable n’est encore établi.

Validation

Étape intermédiaire durant laquelle les documents, après reconnaissance par OCR, sont soumis à l’utilisateur pour qu’il valide les données comptables.

Révision

Section de contrôle qualité qui contient les documents d’achat ou de vente pour lesquels une anomalie a été relevée lors du traitement.

Classeur

Espace de stockage de tous les documents comptables et non-comptables de l’entreprise. Les documents comptables ne peuvent pas être supprimés depuis cet espace pour des raisons de sécurité et d’intégrité des données financières.

Comportement des documents supprimés

Tous les documents supprimés sur Aleop se retrouvent dans la section Documents supprimés du Classeur. Les documents déplacés vers cette section ne sont plus actifs dans les flux de traitement, mais ils demeurent physiquement disponibles tant qu’aucune suppression définitive n’est déclenchée.

Les actions permises sont les suivantes :

Supprimer

Cette action entraîne la suppression définitive du document, ce qui signifie qu’il est retiré de manière permanente de la plateforme Aleop, sans possibilité de restauration ultérieure. Toutes les données associées, y compris l’historique de traitement et les liens éventuels à des dossiers ou annotations, sont également effacés. Cette opération est irréversible et ne devrait être utilisée que lorsque le document est jugé inutile ou a été importé par erreur. Une confirmation explicite est requise avant exécution.

Actualiser

Cette action permet de recharger la liste des documents ou l’état de la page en cours, afin d’afficher les dernières modifications effectuées (ajouts, suppressions, restaurations ou mises à jour de statut). Elle est utile pour s’assurer que l’interface reflète les données les plus à jour, surtout lorsqu’un autre membre de l’équipe travaille en parallèle sur les mêmes documents.

Restaurer

Réintègre le document à son point d’entrée d’origine, en fonction de sa source initiale. Un document reçu par courriel ou numérisation sera renvoyé dans la section Classification, tandis qu’un document ajouté manuellement dans le Classeur sera replacé dans le dossier Documents à classer. Le document retrouve alors son statut actif dans le flux de traitement.

Sécurité et permissions

La suppression d’un document dépend du contexte : depuis les écrans de classement, validation, révision et les dossiers réguliers du classeur, tout usager ayant accès à une fonctionnalité présentant ces écrans peut supprimer un document.

La suppression définitive à partir de la section « Documents supprimés » peut être effectuée par tout usager ayant accès au classeur. Les contributeurs de Solution Aleop peuvent également le faire puisqu’ils disposent de droits complets sur une entreprise pendant leurs interventions.

L’action de suppression définitive est enregistrée dans un historique interne, ce qui permet de retracer l'opération si nécessaire.

Une confirmation est demandée via une fenêtre contextuelle pour toute suppression définitive afin d’éviter les suppressions involontaires.

Bonnes pratiques

Utilisez la suppression avec discernement, surtout pour les documents comptables, afin de ne pas interrompre des flux déjà en cours (ex. : traitement OCR ou validation).
Vérifiez systématiquement les documents dans la corbeille avant toute suppression définitive.
Profitez de la fonction de restauration si un document a été supprimé par erreur. Le retour automatique à la bonne étape de traitement évite les pertes de temps et d’organisation.