Licences OCR

Modifié le : 16 septembre 2025

Dans Aleop, l’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet l’extraction automatisée des données clés à partir de documents comptables numérisés, tels que les factures, relevés ou reçus. Cette fonctionnalité repose sur un système de licences à l’unité, où chaque document transmis à l’OCR consomme une licence. Ainsi, 1 document = 1 licence utilisée, peu importe le volume d’information contenu dans le fichier.

Par exemple, si vous envoyez un fichier PDF contenant 3 factures distinctes (avec des numéros de facture différents), le moteur de reconnaissance découpera automatiquement le fichier en 3 documents individuels. Cela entraînera la consommation de 3 licences OCR.

Forfait et licences

Dans Aleop, le traitement automatisé des documents comptables repose sur deux composantes distinctes et complémentaires : le forfait et les licences OCR.

Le forfait : votre capacité annuelle maximale

Le forfait détermine le nombre maximal de documents que votre organisation est autorisée à traiter par année. Il s’agit d’un plafond contractuel, débutant à 200 documents par période de 12 mois. Ce plafond peut être atteint avant la date de renouvellement si votre volume d’utilisation est élevé. Dans ce cas, un renouvellement anticipé sera requis pour continuer à utiliser le service.

Les licences : l'unité de traitement

Les licences OCR représentent les unités de consommation concrètes utilisées chaque fois qu’un document est transmis à l’extraction de données. Chaque document comptable (facture, reçu, etc.) consommé par le moteur de reconnaissance optique équivaut à une licence utilisée. Par exemple, si vous importez un fichier PDF contenant 10 factures distinctes, 10 licences seront automatiquement déduites.

Les licences sont indépendantes du forfait en termes de fonctionnement : le forfait fixe le cadre, les licences déclenchent le traitement. Si le client possède plusieurs entreprises, le forfait est associé à une entreprise précise, tandis que les licences sont partagées par toutes les entreprises de son groupe.

Lors de l'achat d'un bloc de licences, celui-ci est valable pour l'ensemble du groupe, même si une entreprise spécifique est sélectionnée pour la facturation. Vous pouvez suivre l’utilisation des licences en temps réel dans votre espace Aleop. Lorsque le solde est épuisé, vous pouvez acheter un bloc supplémentaire de licences directement via l’interface, par carte de crédit.

Achat de licences

Accès réservé aux rôles autorisés

L’achat de licences OCR dans Aleop est une action restreinte, accessible uniquement aux utilisateurs disposant des autorisations suivantes :

Le propriétaire du compte Aleop
Les utilisateurs avec le rôle “Achat de licences”

Ces rôles ont accès à l’espace de gestion des licences, où ils peuvent consulter en temps réel le solde actuel de licences disponibles, lequel se met automatiquement à jour à mesure que des documents sont transmis à la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Comment faire l'achat de licences OCR

Connectez-vous à votre compte Aleop avec un profil autorisé.
Accédez à la section RGA / Licences à partir du menu principal.
Sélectionner l'entreprise à facturer parmi votre liste.
Sélectionnez le bloc de licences OCR souhaité parmi les options disponibles.
Vous serez alors redirigé vers une plateforme de paiement sécurisée, où vous pourrez effectuer le paiement par carte de crédit.
Une fois la transaction complétée, les licences sont automatiquement ajoutées à votre compte Aleop.
Un reçu de paiement vous sera transmis par courriel dans un délai de 24 à 48 heures suivant l’achat.

Configurer des alertes de seuil pour les licences OCR

Pour éviter une interruption du traitement automatisé de vos documents, Aleop vous permet d’activer des notifications lorsque votre solde de licences OCR approche d’un seuil critique. Ce mécanisme d’alerte vous permet d’agir proactivement en réapprovisionnant votre compte à temps.

Seul le propriétaire du compte Aleop et les utilisateurs disposant du rôle "Achat de licences" peuvent accéder à la configuration des notifications liées aux licences.

Aleop permet l’envoi des notifications de seuil via trois canaux : SMS, courriel et messagerie interne Aleop. Ces options peuvent être activées individuellement ou conjointement, selon les préférences de l’utilisateur autorisé.

Procédure de configuration

Connexion au compte
- Connectez-vous à votre compte Aleop avec un accès autorisé (propriétaire ou rôle "Achat de licences").
Ajout et validation du numéro de téléphone (pour les notifications SMS)
- Cliquez sur l’icône de roue dentée dans le coin supérieur droit du menu.
- Accédez à la section Informations de l’usager.
- Ajoutez votre numéro de téléphone cellulaire.
- Un code de confirmation vous sera envoyé par SMS : saisissez ce code dans le champ prévu à cet effet pour valider le numéro.
Accès à la section RGA / Licences
- Depuis le menu principal, sélectionnez RGA / Licences.
Activation des notifications
- Cliquez sur l’icône de mégaphone dans le menu principal.
- Cochez les canaux de notification souhaités : SMS, courriel, messagerie Aleop.
- Définissez un seuil d’alerte (ex. : 50 licences restantes).

Les notifications sont ensuite envoyées automatiquement chaque semaine dès que le seuil défini est atteint.