Onglet «Comptabilité»

Modifié le : 16 septembre 2025

L’écran de suivi de l’onglet Comptabilité est la page d’accueil par défaut d’Aleop. Cet écran permet de suivre l’évolution des documents à travers le processus de traitement et d’accéder aux différentes fonctions.

Les bulles indiquent le nombre de documents en attente à chaque étape du processus.

Le processus de traitement en résumé

Voici une illustration résumant les étapes de traitement des documents dans Aleop:

Réception des documents

Les documents sont reçus soit par l’adresse courriel Aleop de l’entreprise, un numériseur ou par EDI.

Adresse courriel Aleop

L’adresse courriel Aleop est unique à chaque entreprise. Elle est créée lors de l’ouverture du compte. Vous la retrouvez dans l’onglet « Entreprise », dans la section « Informations générales ».

Particularités

Cette adresse courriel sert uniquement à récupérer automatiquement les pièces jointes des courriels. (Exemple : votreentreprise@aleop.ca)
Vous n’avez pas accès à la boîte courriel. Il est donc impossible de lire le message inscrit dans le courriel.
Il est impossible d'envoyer de courriel via cette adresse.
Tous les fichiers joints qui sont des exécutables (.exe) ou considérés comme dangereux pour la sécurité sont supprimés.
Il peut y avoir un délai allant jusqu’à 5 minutes entre l’envoi du courriel et l’apparition de la pièce jointe dans Aleop.

Utilisation suggérée

Transférez les courriels depuis votre boîte actuelle vers l’adresse Aleop afin de récupérer automatiquement les pièces jointes.
Pour les partenaires n’offrant pas le service d’EDI, vous pouvez leur demander d’envoyer leur document comptable à votre adresse actuelle ainsi qu’à l’adresse Aleop afin de consulter le message contenu avec le courriel.

Numériseur (modèle Kodak)

Les images générées par le numériseur avec les profils dédiés à Aleop (1 à 2) sont transférées au dossier de l’entreprise avec Aleop Client. Si la case « Classer dans le Web » dans l’écran de configuration d’Aleop Client n’est pas cochée, les documents de type « factures d’achat » et « Relevé de vente » seront dirigés directement à la « Validation ». Voir Guide d’utilisation, Aleop Client module 1.2.3, « Écran de configuration ».

Échange de données informatisé (EDI)

Certains partenaires offrent le service de transmission automatique des documents vers Aleop sans passer par le traitement en les dirigeant directement à la « Validation ». C’est un canal de transmission très efficace. Il est fortement suggéré d’activer les EDI disponibles pour l’entreprise.

Service à la clientèle

Si l’utilisateur ne reçoit pas les pièces jointes des courriels, assurez-vous qu’il utilise bien l’adresse courriel Aleop. Si le problème persiste, transmettez le cas au soutien technique au numéro sans frais : 1-855-484-4040.

Classification des documents (identification)

L’écran de Classification permet d’identifier le type de chaque document reçu dans le compte de l’entreprise. Ceux-ci sont ensuite dirigés dans le processus de traitement voulu. Vous pouvez sélectionnez parmi les types de documents suivants:

Achat	Extraction & Validation
Vente	Extraction & Validation
Achat par saisie manuelle	Validation (Manuelle)
Vente par saisie manuelle	Validation (Manuelle)
Documents à classer	Classeur/Documents à classer
Autres documents comptables	Classeur/Comptabilité
Finances	Classeur/Finances
Ressources humaines	Classeur/Ressources humaines
Production animale	Classeur/Production animale
Production végétale	Classeur/Production végétale

Note : Les factures manuscrites ayant un entête, un numéro de TPS ou TVQ imprimé sont traitées comme des factures d’achat, à condition qu'elles soient visibles. Dans le cas contraire, il est recommandé d'utiliser l'option Saisie manuelle (sans frais).

Voici des exemples d’identification de documents:

Identification Aleop : Achat
Facture d’achat normale	Approvisionnement, intrants, fournitures, etc.
Note de crédit	Retour ou réduction suite à un achat
ASRA, Agri-Investissement et ASREC	S’il s’agit seulement de cotisation sans compensation versée
État de compte avec montant de taxes	Spécifique au CIAQ

Identification Aleop : Vente
Facture émise à un client	Ne traitez pas les factures émises par votre système comptable (écriture en double)
Relevé de vente avec ou sans déductions	Document de vente, remboursement de taxes ou toute autre entrée d'argent
Acompte et paiement anticipé	Paie de lait, vente de récolte ou tout autre acompte
ASRA, Agri-Investissement et ASREC	Si une compensation est versée par le programme

Identification Aleop : Autres documents comptables
États de compte sans montant de taxes	Peuvent ensuite être classés dans le dossier du fournisseur voulu. Bon de livraison, devis.

Identification des documents numérisés

Si vous avez coché la case « Classer dans le Web » ou sélectionner destination « À définir », les documents seront regroupés par lot. Vous devez choisir l’entreprise liée et le type de document. Les autres fonctions permettent de modifier le nom des documents, de les visualiser, ou les supprimer. Cliquez Enregistrer pour confirmer la classification d’un ou plusieurs documents.

Identification des documents électroniques

Les documents sont regroupés par expéditeur. Vous devez choisir l’entreprise liée et le type de document. Les autres fonctions permettent de modifier le nom des documents, les télécharger ou les supprimer. Cliquez Enregistrer pour confirmer la classification.

Validation des documents

La validation des documents vous permet de valider les informations extraites par le système de reconnaissance des caractères (OCR) ou encore d’effectuer la saisie manuelle des informations d’une facture ou d’un relevé de vente. Vous pouvez dans cet écran choisir un ou plusieurs documents afin de les valider, les supprimer ou les réviser.

Fonctions liées à la validation

Apprentissage personnalisé selon votre comptabilité
- Au fur et à mesure que vous validez des documents dans Aleop, le système intègre vos préférences afin de réduire le temps de saisie des opérations comptables. Les apprentissages se basent sur une correspondance entre les Items/Fournisseur Aleop/Compte et département de votre logiciel comptable. Ainsi Aleop vous propose automatiquement une écriture pour les produits que vous achetez fréquemment.
Séparation des lignes
- En cliquant sur le + à gauche des lignes d’items, vous affichez la séparation de ligne. Par exemple, vous pouvez séparer les frais de téléphone entre l’entreprise et l’utilisation personnelle. Aleop apprend la séparation de ligne que vous effectuez pour un item donné et vous la proposera la prochaine fois que cet item sera reconnu. (Image suivante selon le logiciel du client)

Validation de documents en lot
- Lorsque vous sélectionnez plusieurs documents à valider, vous pouvez suivre l’avancement de la validation grâce à la barre de progression dans le coin droit du menu principal. En cliquant dessus, vous aurez plus d’information sur les documents à valider. Vous pouvez quitter la validation d’un lot de documents même si vous n’avez pas terminé. Les documents dont la validation est complétée seront envoyés à l’étape de traitement suivante.

Achat

Étape 1 — Items achetés: Vérifiez que les informations de l’entête de la facture et des lignes d’items achetés sont conformes. C’est à cette étape que vous pouvez faire des modifications aux informations reconnues.

Note : Les éléments sous les colonnes # produit, Description, Montant, Quantité et Unité de mesure sont modifiables seulement dans cet écran.

Étape 2 — Opérations comptables: À partir des informations validées précédemment, attribuez les comptes comptables pour chaque item reconnu. Il est possible de revenir à une étape précédente sans perdre les informations validées. Vous pouvez également créer une séparation de ligne sur une ou plusieurs lignes dans cette étape. ( Voir « Fonctions liées à la validation »)

Étape 3 – Taxes et escomptes: Cette dernière étape permet de valider les taxes payées sur les achats ainsi que d’ajouter un escompte au paiement qui n’aurait pas été relevé. Ici aussi, vous pouvez créer une séparation de ligne sur les lignes de taxes. (Voir « Fonctions liées à la validation »)

Vente

Étape 1 — Items vendus: Vérifiez que les informations de l’entête du document et des lignes d’items vendus sont conformes. C’est à cette étape que vous pouvez faire des modifications aux informations reconnues.

Note : Les éléments sous les colonnes # produit, Description, Montant, Quantité et Unité de mesure sont modifiables seulement dans cet écran.

Étape 2 — Déductions: Vérifiez que les informations sur les déductions sont conformes. Cette grille peut être vide si aucune déduction n’a été reconnue sur le document. C’est à cette étape que vous pouvez faire des modifications aux informations reconnues.

Note : Les éléments sous les colonnes # produit, Description, Montant, Quantité et Unité de mesure sont modifiables seulement dans cet écran.

Étape 3 – Opérations comptables: À partir des informations validées précédemment, attribuez les comptes comptables pour chaque item reconnu. Il est possible de revenir à une étape précédente sans perdre les informations validées. Vous pouvez également créer une séparation de ligne sur une ou plusieurs lignes dans cette étape. (Voir « Fonctions liées à la validation »)

Étape 4 – Taxes et escomptes: Cette dernière étape permet de valider les taxes perçues sur les ventes et celles payées sur les déductions. Il est aussi possible d’ajouter un escompte au paiement qui n’aurait pas été relevé. Ici aussi, vous pouvez créer une séparation de ligne sur les lignes de taxes. (Voir « Fonctions liées à la validation »)

Achat / Vente par saisie manuelle

La validation de ces documents se fait en suivant les mêmes étapes que celles précisées précédemment pour les factures d’achat et les factures/relevés de vente manuscrits. La principale différence vient du fait que les informations doivent être saisies manuellement. L’avantage réside à associer un contenu à une image et à valoriser encore plus l’application « Recherche de transaction ».

Choix du partenaire

Vous devrez identifier un partenaire pour le document. Par défaut Aleop propose Autres partenaires.

Étape 1

Vous pouvez vérifier dans une liste de partenaires et sélectionner celui de votre choix.

Étape 2

Pour consulter la liste de partenaires dans la base de données d’Aleop, cliquez sur la loupe.

Vous accéderez à l’écran suivant. Dans la liste déroulante, vous pouvez faire une recherche en tapant le nom du partenaire.
Un partenaire peut avoir plusieurs succursales, vous devez alors choisir une des succursales disponibles. Si le fournisseur que vous traitez n’existe pas dans votre historique de votre compte Aleop, utilisez Autres partenaires et la facture sera classée dans le dossier du même nom.

Paiement et encaissement

Le mode de paiement ou d’encaissement doit être précisé avant de transférer une transaction au système comptable (crédit ou débit) pour balancer la transaction.

Attention: La confirmation du paiement et de l’encaissement sert d’information pour compléter l’écriture à transférer vers votre logiciel comptable. Elle ne génère pas le paiement ou l’encaissement en tant que tel.

Paiement et encaissement

Après avoir validé un document, la prochaine étape consiste à sélectionner le mode de paiement ou d'encaissement adéquat. Voici l'écran qui apparaitra à l'écran.

Sélection des factures à payer ou encaisser

Cette étape permet de sélectionner les factures à traiter. Vous devez sélectionner des factures qui seront traitées via un même compte (Compte bancaire, compte-fournisseur, petite caisse, etc.… )

Attention: Selon le mode de gestion de la comptabilité et du logiciel comptable, vous pouvez ne pas avoir ce bouton ou encore avoir accès seulement à encaissement. Pour les modes de gestions différents, la partie paiement et/ou encaissement se fait à l’étape de la validation.

Carrousel des documents sélectionnés

Le carrousel de documents permet de visualiser les documents sélectionnés dans la grille et d’en désélectionner au besoin.

Choix du mode d’encaissement

Les modes d’encaissement affichés présentent les comptes de la charte de l’entreprise qui ont été identifiés comme pouvant être utilisés pour effectuer la contrepartie (débit). Aleop se base sur la correspondance de compte afin de déterminer quels comptes sont affichés.

Choix du mode de paiement

Les modes de paiement affichés présentent les comptes de la charte de l’entreprise qui ont été identifiés comme pouvant être utilisés pour effectuer la contrepartie (crédit). Aleop se base sur la correspondance de compte afin de déterminer quels comptes sont affichés.

Paiement et encaissement finaux

Ce type d’opération comprend les paiements et encaissements via la petite caisse, les comptes bancaires, les frais payés d’avance, les revenus perçus d’avance, les retraits et les apports. La procédure de traitement dans Aleop est la même pour toutes ces opérations.

Notes:

La date que vous indiquez à cette étape sera celle de votre écriture dans votre logiciel comptable

En cliquant sur « Enregistrer », les écritures seront prêtes pour le transfert dans votre logiciel comptable

En sélectionnant plusieurs factures d’un même fournisseur, celles-ci s’additionnent automatiquement. Vous obtiendrez dans votre logiciel comptable une seule écriture contenant plusieurs factures.

Comptes fournisseurs et comptes clients

Les paiements et encaissements avec ces comptes sont différents, vous devez sélectionner un auxiliaire qui sera transmis à votre logiciel comptable.

Notes:

La date que vous indiquez à cette étape sera celle de votre écriture dans votre logiciel comptable.

En cliquant sur « Enregistrer », les écritures seront prêtes pour le transfert dans votre logiciel comptable.

En cochant la case « Conserver » Aleop retient que vous payez toujours ce fournisseur via l’auxiliaire choisi. Suite à la validation des prochaines factures de ce fournisseur, l’écriture sera préparée pour votre logiciel comptable.

Modifier ou supprimer un paiement/encaissement automatique via un auxiliaire

À la dernière étape de validation, c’est-à-dire lors de la confirmation de l’enregistrement, vous pouvez décocher la case Payer via le compte fournisseur. Celle-ci ne sera pas payée automatiquement avec les comptes fournisseurs, vous pourrez donc la retrouver à l’étape Paiement/Encaissement. Vous pourrez alors choisir n’importe quel mode de paiement.
Pour modifier le paiement automatique, sélectionnez la facture et choisissez le mode Comptes fournisseurs.
- Si vous décochez la case Conserver, l’apprentissage sera retiré et le paiement automatique des factures de ce fournisseur ne sera plus proposé lors de la validation.
- Si vous modifiez l’auxiliaire, le nouvel apprentissage sera pris en compte et proposé à nouveau.

Note : Le même fonctionnement s’applique pour le traitement des ventes via les comptes-clients.

Documents à réviser

Écran de révision de documents

Les types d’anomalie

Ce module contient les documents d’achat ou de vente pour lesquels une anomalie a été relevée lors du traitement.

Qualité insuffisante – Doit être fait par saisie manuelle
- Fond trop gris
- Documents manuscrits avec en-tête manuscrite
- Documents manuscrits avec en-tête imprimée, montants illisibles
- Informations obstruées par des ajouts manuscrits

Mauvais type - doit être réexpédié à l'OCR sous le bon type
- Documents d'achat identifiés comme vente ou vice-versa
Facture en double
- Factures déjà passées à l'OCR et validées
Page(s) manquante(s) – Doit être numérisé avec le bon mode
- Factures multipages, mais numérisées avec l'option "1 page"
Mauvais mode de numérisation – Doit être numérisé avec le bon mode
- Plusieurs documents d'une page, mais numérisées avec l'option "2 pages et plus"
En révision par l’usager
- Puisque le document a été transféré en révision par l’usager, c’est à l’usager de le transférer avec la liste déroulant du type de document « non-défini »

Correspondance de comptes

Ce module permet de faire la correspondance entre la charte de compte de l’entreprise et la charte uniforme d’Aleop. Les comptes Aleop qui sont disponibles pour la correspondance de compte dépendent des productions qui ont été définies comme « activité » sur l’entreprise.

Fonctionnement général

Afin d’être disponible à la validation, la combinaison compte de votre logiciel comptable + Département doit avoir une correspondance avec un compte Aleop.
Un compte de votre logiciel comptable peut être lié à plusieurs comptes Aleop.
Un compte Aleop peut être lié à plusieurs comptes de votre logiciel comptable.
La suppression d’une correspondance n’a pas d’impact sur les écritures qui ont déjà été validées.

Ajout ou suppression de compte et de département

En cas de modification dans la charte comptable de l’entreprise, vous devez procéder à une importation des écritures dans votre logiciel comptable. Lors de la synchronisation entre votre logiciel comptable et Aleop, les modifications faites dans votre charte comptable seront transmises à Aleop. Une fois la synchronisation effectuée, voici les actions qui seront à poser selon les différents cas.

Ajout d’un compte ou d’un département
- Le compte sera affiché dans la correspondance de compte en rouge. Vous devrez effectuer une correspondance afin de pouvoir l’utiliser dans la validation ou dans la confirmation du mode de paiement/encaissement.
Suppression d’un compte ou d’un département
- Toutes les correspondances Aleop qui étaient liées à ce compte seront supprimées. Il se peut que la suppression d’un département crée des comptes de votre logiciel comptable sans correspondance. Dans ce cas, vous devrez aller spécifier la nouvelle correspondance avec la charte Aleop.
Fusion d’un compte
- Les fusions de compte sont traitées dans Aleop comme une suppression des comptes fusionnés et la création d’un nouveau compte.
  Les anciennes correspondances seront donc supprimées et de nouvelles devront être attribuées pour le compte créé.

Ajout ou suppression d’auxiliaires et de lot

Les auxiliaires et les lots n’ont pas d’impacts sur la correspondance avec la charte de compte Aleop. La même procédure de synchronisation que pour les comptes doit être effectuée à partir de votre logiciel comptable afin de mettre à jour Aleop.