Aide-mémoire

Modifié le : 9 mars 2023

Mise en garde

Visitez la section « Documents à réviser »

Démarrage

Aleop sur le Web: Saisissez l’adresse agri.aleop.ca et ajoutez-le à vos favoris afin d’y accéder plus rapidement.
L’application Aleop Client doit fonctionner pour transférer les documents numérisés vers le
Dossier de l’entreprise. L’application s’active normalement au démarrage de l’ordinateur. Si
ce n’est pas le cas, démarrez-la avec l’icône sur le bureau.

Numérisation

Numériser des documents en lot homogène par entreprise et par type (Factures, relevés de vente et autres documents séparément)

Mettre les documents d’une page ensemble.
Faire un lot par document pour les documents à plusieurs pages.

Résumé des profils de numérisation ALEOP

Description	Couleur de sortie	Type de documents traités	Exemple
Achats/Ventes/Rapports 1 page recto	Noir et blanc	Factures Relevés de vente Documents à classer	2 factures recto = 2 documents de 1 page
Achats/Ventes/Rapports 2 pages ou +	Noir et blanc	Factures Relevés de vente Documents à classer	1 facture recto-verso ou 1 facture de plus d’une page = 1 document de 2 pages
Photos/Rapports	Couleur	Documents à classer	Rapport de 1 page recto-verso = 1 document de 2 pages

Voici les autres profils proposés lors de l’installation initiale de SmartTouch:

3. PDF Noir et blanc	Produis un document PDF sauvegardé sur votre poste de travail
4. PDF Couleur	Produis un document PDF sauvegardé sur votre poste de travail
5. Photos Couleur	Produis un JPG/TIF par photo
6. Courriel	Produis un document Excel
7. Excel	Produis un document Word
8. Word	Produis un document PDF sauvegardé sur votre poste de travail et ouvre votre gestionnaire de courriel avec le fichier joint

Classification

Voici les documents qui sont traités par la reconnaissance optique de caractères (ROC¹):

Identification Aleop : Vente
Facture émise à un client	Ne traitez pas les factures émises par votre système comptable (écriture en double)
Relevé de vente avec ou sans déductions	Vente de lait, vente d’animaux, etc…
Acompte et paiement anticipé	Paie de lait, vente de récolte
ASRA, Agri-Investissement et ASREC	Si une compensation est versée par le programme.

Voici les différentes possibilités de traitement du document selon le type:

Types de document	Traitement
Extraction(OCR1)	Validation	Classement
Automatique	À finaliser
Facture d’achat	✔	✔	✔
Facture et relevé de vente	✔	✔	✔
Manuelle – Facture d’achat		✔	✔
Manuelle – Facture/Relevé de vente		✔	✔
Documents à classer				✔
Autre document comptable				✔

¹Extraction OCR signifie Optical Character recognition. Il s'agit de la technologie de reconnaissance de caractères qui lie les données d'un document et saisit automatiquement l'information évitant la retranscription.

Validation de documents

Facture d’achat en trois étapes

	Validez et corrigez au besoin les informations sur le document (date, numéro de facture, produit, description, montant, quantité, unité de mesure).
	Appliquez les comptes voulus pour les items achetés. La note de ligne transférée par défaut à votre logiciel comptable sera la description de l’article, le nom du fournisseur et la date.
	Ajoutez au besoin un escompte supplémentaire sur la facture, validez les taxes et le montant total de la facture.

Facture/Relevé de vente en quatre étapes

	Validez et corrigez au besoin les informations générales (date, no de facture) et celles liées aux items vendus (produit, description, montant, quantité, unité de mesure).
	Validez et corrigez au besoin les informations sur la facture liée aux déductions sur les ventes (produit, description, montant, quantité, unité de mesure).
	Appliquez les comptes voulus pour les items vendus et les déductions sur la vente. La note de ligne transférée par défaut à votre logiciel comptable sera la description de l’article, le nom du fournisseur et la date.
	Ajoutez au besoin un escompte supplémentaire sur la facture, validez les taxes et le montant total de la facture.

Paiement et encaissement

Sélectionnez les factures ou les relevés de vente que vous désirez traiter et choisissez un mode de paiement/encaissement. Important, ce mode s’appliquera pour tous les documents sélectionnés. Exemple : factures à payer.
Comptes fournisseurs et comptes clients
Les paiements et encaissements avec ces comptes sont différents, vous devez sélectionner un auxiliaire qui sera transmis à votre logiciel comptable.

Note :

La date que vous indiquez à cette étape sera celle de votre écriture dans votre logiciel comptable.

En cliquant sur « Enregistrer », les écritures seront prêtes pour le transfert dans votre logiciel comptable.

En cochant la case, « Conserver » Aleop retient que vous payez toujours ce fournisseur via l’auxiliaire choisi. Suite à la validation des prochaines factures de ce fournisseur, l’écriture sera préparée pour votre logiciel comptable.

Transfert des écritures dans votre logiciel comptable

Le transfert des écritures vous permet d'acheminer les écritures comptables directement à votre logiciel comptable au moyen d'une synchronisation. Consultez les guides de référence d'Aleop pour votre logiciel comptable afin d'avoir plus d'informations à cet effet.
Acomba
SigaFinance

Important! Aleop lit les quantités et unités de mesure inscrites sur vos documents comptables. Il est possible de les transférer dans votre logiciel comptable afin de rapidement répertorier le total acheté ou vendu dans chacun des comptes. Consultez les guides de références d'Aleop pour votre logiciel comptable.

Facture d’achat particulière

État de compte avec les montants totaux des taxes
- Ces états de compte peuvent être traités comme des factures d’achat. Le cas s’applique plus spécifiquement aux états de compte du CIAQ.
- Attention: Pour ces documents, Aleop reconnaîtra le montant total des achats du dernier mois avant taxes, les taxes totales des achats et le montant total. Les arrérages ne seront pas prise en compte ni les numéros de facture et leur montant.

Relevé de vente particulier

Assurance récolte et ASRA – Première avance
- La première avance est considérée comme un revenu, donc un relevé de vente. Si des déductions y sont liées (cotisations, frais, etc.), elles seront captées par Aleop.
- Si vous ne tenez pas compte des avances dans votre comptabilité, ne traitez pas ce document dans Aleop comme un relevé de vente ou une facture. Le document du paiement final comportera l’ensemble des paiements reçus et des déductions payées.
Assurance récolte et ASRA – Deuxième avance et paiement final
- La deuxième avance ou le paiement final sont considérés comme des revenus, donc un relevé de vente. L’avance indiquée sur le document sera traitée comme une déduction. Le total de l’écriture qu’Aleop propose est égal au versement final.
- Si vous ne traitez pas les avances dans votre comptabilité, vous devrez supprimer les lignes de déduction contenant l’avance. Le montant de l’écriture sera alors le total des versements reçus moins les cotisations et frais, qui ont été retenus.