Recherche de transactions

Modifié le : 16 septembre 2025

La fonctionnalité Recherche de transactions permet d’interroger l’ensemble des factures d’achat et de vente validées dans Aleop, c’est-à-dire toutes les écritures comptables ayant été enregistrées à la suite d’une validation complète. Autrement dit, il s’agit de tout document ayant passé l’étape de validation.

Critères de recherche

Cette recherche s’appuie sur un moteur de filtrage multi-critères permettant de cibler rapidement une ou plusieurs transactions selon des paramètres précis. Les critères disponibles sont les suivants :

Date : possibilité de filtrer selon une date précise ou une plage de dates, correspondant à la date de transaction. Les options possibles sont :
- 7 derniers jours
- 31 derniers jours
- 12 derniers mois
- Année financière en cours
- 4 dernières années financières
- Intervalle
Article : permet de rechercher les transactions dans lesquelles un numéro d’article spécifique a été utilisé, facilitant le suivi des achats, des ventes ou des stocks associés.
Partenaire : filtre basé sur le fournisseur ou le client lié à la transaction (partenaire commercial).
Compte Aleop : permet d’isoler les transactions associées à un compte comptable tel que défini dans la charte Aleop.

Ces critères peuvent être utilisés individuellement ou combinés afin d’optimiser la précision des recherches. L’outil est conçu pour offrir un accès rapide et structuré aux données validées, dans le cadre d’un suivi comptable, d’une vérification, ou pour soutenir la génération de rapports internes.

Procédure pour effectuer une recherche

La recherche de transactions dans Aleop se fait à l’aide des quatre critères disponibles : Date, Partenaire, Article et Compte Aleop. Parmi ceux-ci, seul le critère de date est obligatoire pour obtenir un résultat.

Étapes à suivre :

Accéder à l’outil de recherche
Depuis le menu principal, cliquez sur l’icône de Recherche de transactions.
Renseigner la date
Dans le critère de recherche Date, sélectionnez une option parmi les plages de date.
Ajouter un ou plusieurs filtres complémentaires
Il est possible d’affiner la recherche en ajoutant un ou plusieurs filtres complémentaires. En plus de la date, vous pouvez restreindre les résultats à l’aide d’un article (mot-clé), d’un partenaire (fournisseur ou client), ou d’un compte Aleop spécifique. Ces filtres sont facultatifs, mais permettent de cibler plus rapidement une transaction précise lorsque plusieurs résultats correspondent à la même période.
Lancer la recherche
Cliquez sur le bouton “Rechercher” pour afficher les résultats sous forme de liste. Les transactions sont classées par défaut de la plus récente à la plus ancienne.
Appliquer des sous-filtres dans les résultats
Une fois les résultats affichés, vous pouvez appliquer des filtres supplémentaires pour cibler une transaction spécifique. Il est possible de filtrer selon une date précise, le type de document, le numéro de document, la source, le mode de paiement ou encore le montant.

Fonctionnalités complémentaires 

Correction de partenaire

Le bouton Corriger permet de modifier l’identification d’un partenaire (client ou fournisseur) associé à une transaction validée. Lorsque vous utilisez cette fonction, tous les documents liés à la transaction sont déplacés vers le dossier du nouveau partenaire choisi. Si ce partenaire ne possède pas encore de dossier dans le classeur, celui-ci est automatiquement créé. Le dossier du partenaire d’origine n’est pas supprimé ni renommé : il demeure inchangé et conserve les autres documents qui s’y trouvent, le cas échéant.

Visualiser une transaction

Le bouton Visualiser permet d’accéder au détail complet d’une transaction validée (facture d’achat ou de vente) en mode lecture seule.

En plus de la simple consultation, trois fonctionnalités restent disponibles depuis l’interface :

Ajout d’annotation : possibilité d’ajouter un commentaire ou une note pour contextualiser ou documenter la transaction.
Téléchargement de document : tous les fichiers joints peuvent être téléchargés localement pour archivage ou partage. Note : pour les documents EDI de l’EPQ et de Sollio, le bouton de téléchargement est remplacé par un bouton menant directement au document dans leur portail documentaire respectif. Ainsi, certains documents EDI sont uniquement accessibles à partir du portail du partenaire EDI.
Consultation de l’historique : accès à l’historique complet de la transaction, incluant les modifications apportées avant la validation, les validations successives (le cas échéant), et les actions effectuées sur les documents associés.

Exporter la liste de transaction

La fonction Exporter permet de générer un fichier PDF ou XLSX à partir de la liste des transactions validées, selon les critères de recherche appliqués (plage de dates, article, partenaire, compte Aleop).

PDF : format statique pour l’archivage ou l’impression.
XLSX : format tableur pour l’analyse ou le retraitement des données.

L’export reprend les colonnes visibles à l’écran et permet de conserver ou partager les données comptables de manière structurée.

Informations utiles sur l’affichage des résultats

Les résultats affichés sont liés à des transactions validées.
Seules les transactions ayant été validées dans le système apparaîtront dans les résultats de recherche. Les documents en attente ou en cours de traitement ne sont pas pris en compte.

Affiner la recherche dans les résultats affichés
Une fois les résultats générés, il est possible de les affiner davantage en utilisant les filtres situés dans l’en-tête des colonnes. Vous pouvez filtrer par type de document, partenaire, numéro de document, source, mode de paiement ou total.

Visualisation du document lié à une transaction
Lorsqu’un document PDF contient plusieurs pages (par exemple un contrat annexé à une facture), seule la portion liée à la transaction comptable est visible dans l’interface. Pour consulter l’ensemble du document, vous devez le télécharger. Aleop n’altère jamais le contenu original du fichier.

Impression d’un document
L’impression ne peut pas être lancée directement depuis l’interface. Vous devez d’abord télécharger le document, puis ouvrir le fichier dans le dossier de téléchargements de votre ordinateur pour lancer l’impression à partir de votre lecteur PDF habituel.

Note : certains fureteurs permettent d’imprimer directement les PDF sans passer par une application de visionneuse PDF.