Annotations

Modifié le : 1 novembre 2024

Une annotation permet de consigner des détails importants sur un document, qu'il soit comptable ou simplement disponible dans le classeur. Elles peuvent également être utilisées pour échanger des informations avec d'autres intervenants ayant accès à l'entreprise. Il existe deux annotations différentes soit l'annotation générale et celle d'encaissement et de paiement.

L'annotation peut être créée et visualisée dans n'importe quelle section du logiciel à partir du bouton d'annotation , à tout endroit où un document peut être visualisé :

Les informations ne sont qu'à titre informatives, elles ne feront pas partie de l'écriture comptable et n'altèreront pas le document.

Annotation Générale

Cliquer sur le bouton d'annotation visible dans la visualisation d'un document ou dans le carrousel de documents;
Sélectionner Annotation Générale;
Inscrire du texte et et sélectionner le format souhaité (Taille, Police, Gras, Italique, Soulignement, etc.)
Cliquer sur Enregistrer.

L’annotation générale permet d’ajouter une information texte sur un document.

Annotation de Paiement & Encaissement

L’annotation de paiement et encaissement sert entre autres à ajouter une information qualitative sur le paiement ou l’encaissement du document. L’information ne sera pas transcrite dans l’écriture comptable ou lors du paiement / encaissement du document. Elle possède les mêmes fonctionnalités globales que l’annotation générale, en plus des informations supplémentaires.

Ainsi, dans la liste des documents en attente de paiement ou d'encaissement ou dans la liste des documents à valider, une bulle d'information s'affiche pour indiquer qu’une annotation de type paiement ou encaissement est présente sur le document. La bulle est aussi présente directement sur un document dans l’étape #1 de la validation.

Passer la souris sur la bulle , un maximum de 2 annotations apparaissent.

Pour afficher le restant des annotations cliquer sur la bulle d’information.

Les champs obligatoires pour l’annotation sont le Montant et la Date.

Les informations suivantes sont optionnelles :

La description
# de référence
Intérêts additionnels
Escompte reçu

Observation

L’observation notifie selon les configurations souhaitées, lorsqu’une nouvelle annotation est ajoutée sur un document. L’observation est gérée par document et peut être activée même si le document ne contient pas d’annotation.

Pour observer un document, cliquer sur le bouton Activer l’observation.

Voir la section Notification pour la configuration de celle-ci.

Cliquer sur Fermer pour enregistrer le changement sans ajouter d’annotation.

Mentions

La mention permet d’ajouter le nom d’un utilisateur tout en envoyant une notification à l’utilisateur mentionné selon ses configurations.

La mention s’ajoute dans la description en inscrivant un @ via le clavier devant le nom de l’utilisateur que l’on veut mentionner. La liste des utilisateurs apparait et l’on peut sélectionner un utilisateur.

Pour faire partie de la liste des mentions, l’utilisateur doit avoir des accès sur l’entreprise.

Notifications

L’usager peut choisir de recevoir les notifications de Mentions ou Observation.

La configuration des notifications s'effectue dans le menu Classeur / Recherche d'annotations / Bouton .

Activer ou désactiver avec le bouton OUI/NON.

Par messagerie : La notification informe que l’on a été mentionné via la messagerie interne d’Aleop (icône de lettre en haut à droite de l’écran). Au clic sur le lien, le document s’affiche.

Par texto : La notification informe via un message SMS que l’on a été mentionné. Au clic sur le lien, le document s’affiche.

Par courriel : La notification informe via le courriel associé à votre compte usager que l’on a été mentionné. Au clic sur le lien, le document s’affiche.

Visualisation et Ordre d'affichage

Pour visualiser l’écran d’annotation, il faut d’abord que le document soit en visualisation.

Le bouton d’annotation présent dans la visualisation d’un document est noir si aucune annotation n'est présente et le bouton est vert si au moins une annotation est présente sur le document.

L’ordre d’affichage des annotations peut être choisie dans la fenêtre d’annotation pour voir les plus anciennes ou les plus récentes d’abord.

L'ordre sera enregistré pour l'ensemble des annotations (présentes et futures) jusqu'à un changement éventuel.

Modification et suppression

Il est possible de modifier sa propre annotation ou de la supprimer.

Les annotations des autres utilisateurs ne peuvent être modifiées ou supprimées.

Dans une conversation, cliquer sur l’icône Modifier d'une annotation

Modifier les informations et cliquer sur Enregistrer.

Pour supprimer une annotation, cliquer sur l’icône Supprimer d'une annotation.

Recherche d'annotations

La recherche d’annotation permet de rechercher par le texte, la mention et/ou la date d'une annotation de tous les utilisateurs et tous les éléments possibles faisant partie de celle-ci.

La fonctionnalité est disponible à partir du menu Classeur / Recherche d’annotations.

Sans Annotation

Il est possible de rechercher des documents qui n’ont pas d’annotation.

Le bouton Ignorer permet d’ignorer un document afin de ne plus le voir apparaître dans les recherches sans annotation subséquentes.

La recherche est possible via la Date de Création du document et/ou le Partenaire.

Il est également possible d’annoter en lot des documents. (Voir la section Annotations en lot).

Générale

La recherche d’annotation générale se fait via la Date de Création du document, le Partenaire, l’Auteur et/ou un utilisateur Mentionné.

Cliquer sur Recherche pour avoir toutes les annotations respectant les critères.

Les documents ayant plusieurs annotations générales reviendront autant de fois dans les résultats que le nombre d’annotations générales présentes sur un document.

Paiement/Encaissement

La recherche d’annotation de Paiement / Encaissement se fait via la Date de Création, le Partenaire, l’Auteur et/ou un utilisateur Mentionné ainsi que tous les critères relatifs au paiement / encaissement : Date, # de référence et/ou Montant.

Annotation en lot

L’annotation de paiement en lot est disponible à partir de n’importe quel résultat de recherche afin d’obtenir une annotation identique pour plusieurs documents associé au même partenaire. Il est à noter qu’on peut également sélectionner des documents n’ayant pas encore un partenaire d’associé.

Sélectionner les documents
Cliquer sur Annoter
Ajouter ou modifier le montant Payé/Encaissé (À titre informatif seulement, pas répertorié sur le calcul réel ou lors du paiement / encaissement)
Ajouter un Commentaire (Texte) si nécessaire
Ajouter un Montant ET une Date (Obligatoires)
Si nécessaire, vous pouvez ajouter un Escompte Reçu, un # de Référence et/ou des Intérêts Additionnels.

Note : Toutes les informations dans l’annotation ne sont que justificatives, elles ne sont pas prises en compte dans le calcul du paiement / encaissement.

Configuration des Notifications d'annotations

Pour configurer ses propres notifications de mentions ou d’observations, y accéder via l’écran Classeur / Recherche d’annotations.

Cliquer sur l’icône, et choisir entre Mentions et Observations, puis activer les notifications souhaitées (Courriel, Messagerie ou Texto). Pour les notifications par texto, s'assurer d'avoir inscrit et validé le # de cellulaire via l'icône Paramètres , puis Informations de l'usager. Cliquer sur Enregistrer lorsque terminé.

Chacune des notifications contiendront un lien dirigeant vers le document annoté.