Routine de travail

Modifié le : 14 novembre 2024

Inscription des fournisseurs

Avec l’utilisation d’Aleop, il est facile de migrer vers une comptabilité d’exercice. En combinant l’utilisation optimale d’Aleop et les fonctionnalités de Acomba, Acomba GL et Acomba fournisseurs, vous minimisez grandement le nombre d’écritures comptables à faire.

Vos transactions

Transactions Aleop web

Toutes les écritures dont la première ligne de la note explicative débute par Aleop.

Numérisez vos documents papier ou expédiez vos documents électroniques à votre compte Aleop.
Identifiez le type de documents (Classification des documents).
Validation des documents dans Aleop Web.
Importation des écritures dans Acomba (Synchronisation).
Ne pas détruire d’écriture dans les modules clients ou fournisseurs. Il faut d’abord les transférer dans le Grand Livre.

Paiements et Dépôts dans Acomba

Faire vos paiements de vos comptes fournisseurs dans Acomba.
Faire vos paiements par chèque dans Acomba.
Vous assurez que tous vos paiements et dépôts sont inscrits.

Avant le transfert des modules vers la comptabilité

Prendre une « Copie de sauvegarde avant transfert » dans « Fichier > Copie de sauvegarde ».

Transfert de vos modules utilisés dans la comptabilité

Si vous utilisez des modules, faire une « Consultation détaillée » pour vérifier vos transactions.
Conservez tous vos Rapports, ce sont vos Livres comptables.
Produire le « Rapport (Transfert détaillé) » de votre module « Client > Rapport journalier » avec date active.
Produire le « Rapport (Transfert détaillé) » de votre module « Fournisseur > Rapport hebdomadaire » avec date active.
Produire le « Rapport (Transfert détaillé) » de votre module « Paie (Rapport) / Journal des paies ».
Produire le « Rapport des remises » de votre module « Paie (Rapport) / Journal des remises ».

Faire une Synchronisation avec « Aleop » après chaque productions d’un « Rapport journalier et Hebdomadaire » afin de transférer à Aleop ces inscriptions de transactions. Il faut
le faire avant de modifier les inscriptions de transactions provenant de vos modules de comptes-clients et comptes-fournisseurs.

Faire vos dernières écritures

Transférer vos « Lots » dans « Comptabilité > Lots », s’il y a lieu.
Inscrire vos écritures mensuelles tels les frais bancaires, emprunts et autres.

Étapes avant la « fin de mois »

Concilier vos « Comptes de contrôles » dans « Comptabilité > Conciliation » tels que, encaisse des clients, cartes de crédit, TPS et TVQ, comptes clients, compte fournisseurs.
Faire le « Rapports de TPS et TVQ » dans « Traitement différé » après avoir inscrit la date.
Faire « l’Autoconciliation » de vos comptes bancaires si votre Institution Financière peut vous fournir votre fichier OFX dans « Comptabilité > Autoconciliation ».
Faire la « Conciliation » de vos comptes bancaires, carte de crédit dans « Comptabilité > Conciliation » et produire les « Rapports » de chacun des comptes, lorsque conciliés.
Refaire l’exportation des écritures dans Aleop (Synchronisation), si vous avez fait des corrections dans vos écritures de Grand livre suite à vos étapes avant la fin de mois.

Produire vos « rapports mensuels »

Produire le « Rapport de la balance de vérification » dans « Comptabilité > Rapports financiers ».
Produire le « Bilan » dans « Comptabilité > Rapports financiers ».
Produire « l’État des résultats » dans « Comptabilité > Rapports financiers ».
Produire la « Vérification des dossiers utilisés » dans « Saisie > Utilitaires > Vérification des dossiers utilisés ».

Copie de sauvegarde

Prendre une « Copie de sécurité avant fermeture » dans « Fichier > Copie de sauvegarde ». Conservez-la en ligne si possible.

Fin de mois dans Acomba

Produire « Fin de mois » dans « Saisie > Comptabilité > Fin de mois ».
Remettre à jour Aleop après fermeture avec la (Synchronisation).

Classement automatisé et classement dans Aleop Web

Classement automatisé disponible sur le web via « l’Écran de suivi/Recherche de transaction ».
Dans « Documents à classer » via « Classeur > Explorateur », faire le classement.
Numériser tous vos documents.

Vos indicateurs

Indicateurs personnalisés
Indicateurs de Bilan
Indicateurs de Résultats
Indicateurs de Production laitière

Transactions au Grand Livre

Avec l’utilisation d’Aleop, il est facile de migrer vers une comptabilité d’exercice. Si votre choix est de maintenir une comptabilité de caisse, voici une routine de travail pour une utilisation optimale d’Aleop avec les fonctionnalités de Acomba.