Modèles de saisie

Modifié le : 16 octobre 2025

Les modèles de saisie permettent de définir et d'enregistrer des règles d'apprentissage comptable, que ce soit pour un partenaire spécifique ou pour une catégorie de transaction.

Ils agissent comme des gabarits configurables servant à automatiser certaines suggestions lors de la validation des documents. Un modèle peut, par exemple, proposer automatiquement un ou plusieurs comptes du grand livre (GL), l’ajout de lignes de saisie, ou encore faciliter la configuration de répartitions entre différentes entités ou types de dépenses.

Exemples d'utilisation

Les modèles de saisie permettent de gérer efficacement des cas de facturation complexes ou récurrents. Voici trois situations typiques où leur utilisation optimise la répartition comptable et réduit les risques d’erreur.

Cas 1 : Un fournisseur est généralement associé à une dépense récurrente (ex. : fournitures de bureau), mais certaines de ses factures concernent des dépenses en immobilisation (ex. : construction d’un bâtiment). Le modèle de saisie permet de gérer ce changement de contexte.

Cas 2 : Certains fournisseurs émettent des factures dont les montants doivent être répartis entre plusieurs centres de coûts, bâtiments ou catégories de dépenses. Il peut aussi s’agir de séparer les portions personnelles et professionnelles selon un ratio défini, afin de refléter fidèlement la réalité comptable du client.

Cas 3 : Un fournisseur facture des biens ou services destinés à différents départements ou projets au sein de l’entreprise. Le modèle de saisie permet de ventiler les montants sur plusieurs centres de coûts pour assurer un suivi précis des dépenses.

Types de modèles

Selon le besoin de précision ou de réutilisation, un modèle de saisie peut être lié à un partenaire spécifique ou conçu pour un usage plus général. Chaque type répond à des contextes comptables différents et permet d’automatiser la saisie selon les caractéristiques des transactions à traiter :

Partenaire

Le modèle est uniquement disponible pour le partenaire (fournisseur ou client) pour lequel il a été créé. Il est recommandé lorsque les écritures comptables sont propres à un partenaire donné.

Global

Le modèle est accessible pour l’ensemble des partenaires et est spécifique à un type de dépenses ou revenus. Ce type de modèle permet d’imputer une transaction directement à un compte du grand livre (GL), sans lier celle-ci à un fournisseur spécifique. Il est souvent utilisé pour des partenaires aux profils similaires, comme :

Stations-service
Vétérinaires
Quincailleries
Épiceries

Liste des modèles de saisie

La liste des modèles de saisie est accessible via le menu Outils > Liste des modèles de saisie. Ce sous-menu est visible pour les profils RGA, Comptable, ainsi que les groupes Formation et Support. La liste affiche les modèles créés pour l’entreprise en cours.

L’usager peut filtrer ou trier la liste selon différentes colonnes (nom, type, partenaire associé, statut). Pour les modèles de saisie de type « Partenaire », le nom du partenaire associé au modèle sera affiché et recherchable. Par défaut, seuls les modèles actifs sont visibles. Il est possible d’afficher également les modèles désactivés.

Le bouton « Ajouter un modèle de saisie » permet de créer un nouveau modèle. Un modèle existant peut être consulté ou modifié en cliquant sur le bouton à droite de la ligne.

Création d'un modèle de saisie

Il est possible de créer un modèle de saisie directement depuis la liste des modèles ou lors de la validation d’un document. Le processus permet d’enregistrer une configuration de saisie réutilisable pour automatiser le traitement de documents similaires.

Depuis la liste des modèles de saisie
Dans le menu Liste modèles de saisie, cliquer sur le bouton Ajouter un modèle de saisie. Aleop affichera un formulaire de configuration.

Si le type sélectionné est Partenaire, un champ supplémentaire permettra de choisir un partenaire Aleop.
Lors de l’enregistrement, le modèle sera lié au partenaire sélectionné.

Depuis la validation d’un document
À l’étape 1 de la validation, cliquer sur le bouton Nouveau. Un formulaire s’affichera pour définir les paramètres du modèle.

Le partenaire actif sur la facture en cours sera automatiquement associé au modèle (si le type est « Partenaire » ).
Une fois le modèle sauvegardé, celui-ci sera appliqué automatiquement à la facture en cours.

Configurer un modèle de saisie

Configurer un modèle de saisie permet d’automatiser une grande partie du travail comptable dans Aleop. En associant des règles de traitement à un type de document ou à un fournisseur, vous simplifiez la saisie des opérations récurrentes et améliorez la cohérence de vos écritures. Le modèle se construit au fur et à mesure que vous validez des factures : il retient les choix que vous faites et les propose automatiquement les fois suivantes.

Il existe deux types d'apprentissages liés à un modèle :

Apprentissage par défaut
Il s’agit d'une opération comptable qui sera proposée pour tous les items non reconnus sur une facture. Pour configurer un apprentissage par défaut :

Allez à l’étape « Opérations comptables » de la validation.
Sélectionnez une ou plusieurs lignes en cochant les cases.
Cliquez sur le bouton « Répéter un compte ».

Inscrivez le compte à attribuer à l’item.
Cliquez sur le bouton « Confirmer ».

Vous pouvez créer une séparation des lignes que sera proposée par défaut en cliquant sur le « + » à gauche du Gabarit, notamment pour attribuer des ratios à des différents comptes pour le même item ou pour séparer les taxes.

Apprentissage par item

Les modèles de saisie retiennent aussi les opérations spécifiques que vous attribuez à un item. Voici un exemple d’attribution d’un modèle « Vétérinaire et Médicaments » à une facture de vétérinaire.

Par défaut, le compte « Médicaments » est proposé pour toutes les lignes de la facture. Toutefois, si certains items, comme le MOC, doivent plutôt être affectés au compte « Vétérinaire », il est possible de le préciser lors de la validation.

À la deuxième étape de validation, vous pourrez modifier le compte comptable des lignes concernées afin d’y inscrire « Vétérinaire » à la place de « Médicaments ».

Une fois la facture validée, Aleop retiendra automatiquement que, pour cet item (MOC) provenant de ce fournisseur, le compte à utiliser est « Vétérinaire ». Cette règle d’attribution s’appliquera lors des prochaines saisies similaires.

En résumé, les modèles de saisie permettent à Aleop de proposer par défaut des opérations pour l’ensemble des lignes, tout en vous offrant la flexibilité d’en personnaliser certaines selon les items ou les fournisseurs.

Consulter et modifier les modèles de saisie

L’écran de consultation présente les comportements associés à un modèle spécifique, notamment :

Afficher la liste des apprentissages par défaut, en fonction du type de ligne (ligne d'achat, de vente ou de déduction).
Afficher la liste des apprentissages par item, en fonction du type de ligne (ligne d'achat, de vente, de déduction, de taxe ou d'escompte).
Afficher les lignes à ajouter automatiquement lors de son utilisation sur un document à la validation.

Pour les modèles de type Global, il est possible de rechercher et sélectionner un partenaire afin de consulter les apprentissages spécifiques à ce dernier. Les apprentissages par défaut et les lignes automatiques ne sont pas liés à un partenaire précis, ils sont appliqués peu importe le partenaire sélectionné lors de la validation.

Il est possible de :

Activer ou désactiver un modèle.
Supprimer un apprentissage par défaut ou par item.
Uniformiser un apprentissage d’item avec la version par défaut (si elles diffèrent).
Supprimer une ligne ajoutée automatiquement.

Aucune création ni modification d’apprentissage n’est possible dans cet écran. Ces éléments sont mis à jour automatiquement lors des validations.

Un modèle de saisie ne peut pas être supprimé définitivement. Il est possible de le désactiver si nécessaire.

Suppression des lignes automatiques lors de la validation

Lors de la validation d’un document, les lignes automatiques issues du modèle de saisie peuvent désormais être supprimées de façon temporaire, sans modifier le modèle lui-même. Cette suppression est spécifique au document en cours : la ligne sera toujours réinsérée automatiquement lors de l’utilisation du même modèle dans un autre document.

Pour supprimer une ligne automatique de manière permanente, l’usager devra ouvrir l’écran de modification du modèle de saisie et retirer la ligne de la définition du modèle.

Cette fonctionnalité permet :

de réduire le nombre de lignes inutiles dans certains contextes.
d’alléger les factures.
d’améliorer la lisibilité lors des recherches de transactions.

Fonctionnement décisionnel

Lors de la validation d’un document, Aleop utilise un arbre de décision pour déterminer automatiquement quel apprentissage comptable appliquer, selon les modèles de saisie disponibles.

Un modèle de saisie permet de préenregistrer des règles de comptabilisation propres à un fournisseur ou à un type de transaction. Il peut être appliqué globalement (tous fournisseurs) ou de façon spécifique (fournisseur précis).

Le processus se déroule comme suit :

Reconnaissance automatique
Si un produit contenu dans la facture a déjà été reconnu, l’apprentissage par produit est automatiquement appliqué, sans intervention.
Absence de reconnaissance
Si aucun produit n’est reconnu, Aleop ne suggère pas automatiquement de modèle : il doit être sélectionné manuellement avant l’application de l’arbre de décision.
Utilisation d’un profil
- Si un profil existant est sélectionné et a déjà été utilisé pour ce fournisseur et ce produit, l’apprentissage spécifique est appliqué.
- Sinon, deux options sont disponibles :
  - Apprentissage par défaut : une opération comptable est appliquée à tous les items non reconnus. Si l’apprentissage par défaut est déjà configuré sur le modèle au moment de l’ouverture du document à la validation, l’information est automatiquement appliquée à chaque ligne dont le produit ou le fournisseur n’a jamais été rencontré. Sinon, il faut l’ajouter manuellement pendant la validation en cours à l’aide du bouton « Répéter un compte ».
  - Apprentissage par item : une opération spécifique est définie pour un ou plusieurs items.
Ajout d’un apprentissage ciblé
Une fois le profil par défaut créé, il est possible d’ajouter des apprentissages spécifiques pour certains items, afin de gérer des cas particuliers (ex. : immobilisation, répartition spéciale, etc.).