Gestion des accès

Modifié le : 3 décembre 2024

La gestion des accès permet à un propriétaire d’une entreprise ou groupe d’entreprise d’octroyer des droits d’utilisation à un autre usager. Ce dernier peut être notamment: un comptable, un membre de l’équipe Aleop, un nouveau membre de l’équipe de l’entreprise, etc.

Elle simplifie l’attribution des autorisations selon les rôles, protège vos données financières en limitant les accès, et permet de voir rapidement qui accède à quoi. Les permissions s’ajustent facilement en cas de changement, le tout via une interface centralisée et intuitive.

En aucun cas, dans tous les rôles détaillés, les membres ajoutés ne pourront octroyer par eux-mêmes un accès à un autre utilisateur ni de modifier leurs permissions. La section RGA / Accès est réservée seulement au Propriétaire de l’entreprise.

Un utilisateur peut en savoir plus sur ses rôles en allant dans la roue des paramètres / Mes Accès.

Un usager peut être invité dans une ou plusieurs entreprises, qu’elles fassent ou non parti du même groupe d’entreprise. Un usager peut également avoir un rôle différent d’une entreprise à une autre, en fonction de ce qui lui est octroyé par le propriétaire de chacune de ces entreprises.

Rôle

Un rôle représente une collection de permissions données pouvant être donné à un usager. Cet usager aura accès à l’ensemble des fonctionnalités octroyées par les différentes permissions d’un rôle. Lorsqu’un rôle est révoqué pour un usager par le propriétaire de l’entreprise, cet usager perd automatiquement l’ensemble des permissions du rôle.

Expiration

La plupart des rôles pouvant être octroyés le sont de façon permanente, tant et aussi longtemps que le propriétaire de l’entreprise ne révoque pas le rôle à l’usager. Ceci permet de donner un rôle à un usager dans son entreprise sans avoir à renouveler régulièrement son accès.

Certains rôles, notamment ceux associés aux interventions de l’équipe de Solution Aleop, sont temporaires. Ces rôles sont actifs pour une durée déterminée. Une fois ce délai écoulé, l’usager concerné perdra automatiquement l'accès à l'entreprise. Le propriétaire pourra alors renouveler l’accès, si désiré.

En tout temps, un propriétaire peut révoquer manuellement un rôle, qu’il soit permanent ou temporaire.

Création d'un compte Aleop

L’usager (si ce n’est pas déjà fait) doit avoir un compte Aleop pour accéder à une ou plusieurs entreprises. Pour créer un compte usager au sein de la plateforme Aleop :

À partir de l’adresse www.agri.aleop.ca, cliquez sur le lien Enregistrez-vous de la page de Connexion.
Sur la page d’enregistrement, complétez les champs obligatoires, puis cliquez sur le bouton Enregistrement.
Une fois l'adresse courriel enregistrée, elle devra être validée par l’utilisateur via le lien envoyé par courriel. Pensez à vérifier les courriers indésirables si le message n'apparaît pas dans votre boîte de réception.

Ajout d'un accès standard

Un accès standard peut être attribuée à tout usager disposant déjà d'un compte Aleop. Cependant, ce rôle ne peut être accordé aux membres de l’équipe de Solution Aleop ni à certains types de comptes spécifiques, comme ceux de certains conseillers agronomiques.

Ces accès sont permanents et n'expirent pas automatiquement. Ils doivent être retirés manuellement par le propriétaire en cas de besoin.

Quota

Chaque rôle standard contient par défaut un quota pouvant être atteint au niveau du groupe d’entreprise.

Rôle	Accès	Gestion	Quota de base
Numérisation/Classification	Numérisation et Classification	Entreprise	2
Comptable	Tout sauf le menu "RGA"	Entreprise	2
Achat de licence	Achat licences	Groupe	1
Consultation de données	Recherche de transaction, Recherche d’annotations, classeur et indicateurs	Entreprise	1

Le quota applicable par entreprise peut être augmenté sous certaines conditions. Pour en savoir plus, le propriétaire peut contacter le service à la clientèle de Solution Aleop.

Pour un rôle géré par entreprise, le quota se calcule par usager ainsi que par entreprise. Par exemple, un usager ayant le rôle de comptable sur deux entreprises compte pour 2 assignations dans le groupe. Pour les rôles gérés par groupe d’entreprise, un octroi est applicable pour toutes les entreprises d’un même groupe. Le quota est donc calculé pour le groupe et non pour chaque entreprise individuelle.

Un utilisateur peut occupé des rôles différents dans plusieurs entreprises, tant que le quota de chaque rôle n’est pas dépassé. Un rôle de groupe donne accès aux fonctionnalités associées au rôle pour toutes les entreprises du groupe.

Ajout d’un accès à un groupe de collaboration

Lorsqu’un membre de l’équipe de Solution Aleop doit intervenir au sein d’une ou plusieurs entreprises, il peut être invité via un groupe de collaboration.

Un groupe de collaboration possède un courriel spécifique au sein de la plateforme Aleop. En invitant ce groupe, les différents intervenants chez Solution Aleop assignés à ce groupe auront accès cette entreprise.

Chaque groupe possède une fonction précise (démarrage de l’entreprise, soutien à la clientèle, etc). Un membre de l’équipe de Solution Aleop donnera le nom du collaborateur à inviter en fonction de l’intervention à effectuer.

Chaque collaborateur est assigné à un seul rôle spécifique.

Le rôle Solution Aleop n’est pas régi par un quota pour le groupe d’entreprise. Les collaborateurs Aleop disposent d’une expiration. Le rôle peut toutefois être retiré par le propriétaire avant l’expiration.

Courriel	Rôle Spécifique	Description	Expiration
demarrage@aleop.ca	Solution Aleop	Effectuer des actions dans le compte d’entreprise	60 jours
support@aleop.ca	Solution Aleop	Effectuer des actions dans le compte d’entreprise	7 jours
revision@aleop.ca	Correspondance de compte	Effectuer la correspondance de compte et la gestion des ajustements de transactions	7 jours
formation@aleop.ca	Solution Aleop	Effectuer des actions dans le compte d’entreprise	14 jours

Ajout d'un accès Conseiller technique

Un rôle de conseiller technique devant avoir accès à certaines fonctionnalités technico-économiques peut être attribué à un usager Aleop selon certaines conditions. Le conseiller ou son organisation pourra donner les modalités sous lesquelles les fonctionnalités puissent lui être accessibles au sein d’une entreprise.

Gérer les accès

L’écran de gestion des accès permet au Propriétaire seulement de visualiser, de supprimer ou d’ajouter une permission sur une entreprise ou un utilisateur.

Quelle que soit le type de gestion choisi, le tableau présenté affichera les rôles pour l’utilisateur ou l’entreprise.

Cet écran permet d'ajouter un nouvel accès à une autre entreprise pour un utilisateur ou d'attribuer un rôle supplémentaire pour la même entreprise. Si le quota est déjà atteint, le rôle ne sera pas affiché dans la liste.

Ajouter un accès

En sélectionnant un usager ayant déjà accès à au moins une entreprise du groupe ou une entreprise du groupe actuel, il est possible d’ajouter un rôle sur une entreprise du groupe ou un usager.

Supprimer une permission

Pour supprimer n’importe quelle permission, choisir l’entreprise ou l’utilisateur dans la liste déroulante.

Cliquer sur l'icône afin de supprimer une permission. Il sera possible d’ajouter l’utilisateur et un rôle à nouveau au besoin.

Répartition des rôles

L’écran de la répartition des rôles peut seulement être visualisé par le propriétaire, celui-ci contient l’ensemble des rôles Standards attribués à l’entreprise courante.

L’écran exclu les rôles associés aux groupes de collaboration (Ceux-ci peuvent être visualisés à partir de la gestion des accès / Entreprise).

Le quota de chacun des rôles est affiché avec leur utilisation actuelle.

Mes Accès

Accessible par tous les types d’utilisateurs, l’écran est disponible à partir des paramètres et permet de visualiser les rôles de toutes les entreprises attribuées pour l’usager courant.