Onglet «Classeur»

Modifié le : 7 avril 2025

L’onglet Classeur permet de chercher et déposer des documents dans le dossier de l’entreprise. Il comporte 3 fonctions, soit l’Explorateur, la Recherche et la Recherche d’annotations.

Il s’agit d’un espace pour héberger les documents comptables et ceux de l’entreprise en général. L’espace disponible pour les documents non comptables est de 2 Go. Si cette limite est dépassée, un message sera affiché lors d’une tentative de téléversement d’un nouveau fichier.

Explorateur de fichiers

L'explorateur de fichier permet de naviguer dans le classeur de façon hiérarchique.

Le dossier Comptabilité est le classeur intelligent qu'Aleop utilise pour classer automatiquement les documents comptables validés, en les organisant par année financière et par partenaire. Cette fonctionnalité optimise la gestion documentaire et facilite l'accès rapide aux informations essentielles.

La fonction Filtrer par permet d’effectuer une recherche dans un dossier et ses sous-dossiers à partir d’un mot-clé. Elle repère tous les noms de fichiers ou de sous-dossiers contenant le terme saisi, facilitant ainsi la navigation dans de grandes arborescences.

Pour sa part, l’icône en forme d’œil permet de prévisualiser rapidement le document sélectionné dans le carrousel d’images. Les modes d’affichage Icônes et Liste offrent quant à eux deux présentations visuelles du classeur : une vue avec de grandes vignettes ou une vue en liste, similaires à celles de l’explorateur Windows.

Les dossiers sont hiérarchisés de cette façon :

Comptabilité
- Année financière
  - Partenaire
    - Achats / Ventes / Documents annuels / État de compte

Création de dossiers

La création de dossiers est possible dans certaines sections du volet Comptabilité. Par exemple, il est permis d’ajouter un sous-dossier directement dans le dossier principal Comptabilité, à condition que son nom ne suive pas le format utilisé pour les années financières de l’entreprise (comme 2020 ou 2023-2024), afin d’éviter toute confusion avec la structure officielle.

En revanche, il est impossible d’ajouter un sous-dossier dans les dossiers correspondant à une année financière, à un partenaire ou au dossier Fichiers. Ces dossiers sont verrouillés : une icône de cadenas indique qu’ils ne peuvent pas être renommés, déplacés, supprimés, ni modifiés en y ajoutant des sous-dossiers. Les documents comptables restent toujours dans le classeur, même si la transaction a été supprimée dans le logiciel comptable.

Ajout manuel d'un document

Il est possible d’ajouter un document depuis votre ordinateur qui n’a pas été soumis au processus Aleop ou provenant d’autres canaux d’envoi (numériseur, courriel, EDI). Pour ajouter un document provenant de votre ordinateur vers l’explorateur :

Sélectionnez un dossier à ajouter un document.
Cliquez sur Parcourir en bas à droite de la fenêtre.
Choisir le document à partir de vos fichiers personnels.
Cliquez sur Téléverser.

Lors du téléversement manuel de fichiers dans le classeur Aleop, certaines extensions ne sont pas acceptées pour des raisons de sécurité et de compatibilité. Voici la liste des formats refusés : .exe, .dll, .bat, .zip, .rar. Assurez-vous de télécharger uniquement des fichiers pris en charge afin d’éviter toute erreur.

Renommer un document

Pour renommer un document ou un dossier, effectuez un clic droit sur l'élément concerné, sélectionnez l'option Renommer puis saisissez le nouveau nom approprié. Assurez-vous d'utiliser un nom descriptif qui reflète le contenu pour faciliter l'organisation et la recherche future. Notez que certaines restrictions peuvent s'appliquer concernant l'utilisation de caractères spéciaux ou la longueur du nom, selon le système utilisé.

Supprimer un document

Pour supprimer un document, effectuez un clic droit sur l'élément concerné et sélectionnez l'option Supprimer . Le document sera alors déplacé dans la section Documents supprimés , où vous pourrez soit le supprimer définitivement, soit le restaurer à son emplacement initial.

Seuls les documents déposés manuellement peuvent être supprimés depuis cette section.

Aussi, tous les fichiers supprimés lors de la classification, de la validation ou de la révision des documents sont automatiquement déplacés dans la corbeille du classeur.

Recherche de fichiers

La fonction de recherche vous permet de retrouver rapidement un fichier parmi tous les dossiers de l’entreprise, y compris ceux accessibles dans l’explorateur. Elle couvre aussi bien les transactions (achats/ventes) que tous les autres fichiers déposés.

Différemment à la section Recherche de transaction que l’on retrouve à l’Écran de suivi, la recherche se fait à partir du nom de fichier, le nom de répertoire ou la date de création.

La date de création est la date du document pour les documents de l’OCR ou la date de versement du document dans Aleop pour les documents téléversés.
La colonne Favori permet d'identifier vos documents préférés afin de les retrouver rapidement.
Les fichiers PDF peuvent être prévisualisés en cliquant sur l'icône en forme d’œil , avec la possibilité des les télécharger ensuite.
Les fichiers TIF peuvent uniquement être téléchargés directement sur votre ordinateur en cliquant sur l'icône en forme de flèche vers le bas .

Les dossiers Comptabilité, Documents à classer, Finances, Production animale, Production végétale et Ressources humaines sont créés par défaut. Vous devrez ensuite créer des sous-dossiers à l’intérieur de ces catégories pour établir une hiérarchie de classement organisée.

Bonnes pratiques

Créez un dossier numérique pour chaque fiche représentant une catégorie, un document ou une unité d'information distincte afin de structurer efficacement votre classement.
Restez simple et concis pour les titres des sous-dossiers.

Recherche d'annotations

La recherche d’annotation permet de rechercher par le texte, la mention, la date une annotation de tous les utilisateurs et tous les éléments possibles faisant partie de celle-ci.

Accédez à cette fonctionnalité via le menu Classeur > Recherche d'annotations.

Pour les détails complets sur la recherche d’annotations, consultez la section Recherche d’annotations de notre guide dédié ici.