Envoi de documents

Modifié le : 8 juin 2026

Dans la plupart des cas, un document transmis aux serveurs Aleop est automatiquement envoyé au moteur OCR, quel que soit son type ou sa provenance. Les données qu’ils contiennent seront extraites, analysées et retranscrites sans intervention manuelle de votre part. L’objectif est d’éviter la saisie manuelle d’écritures comptables — la technologie Aleop s’en charge pour vous.

Toutefois, un document peut optionnellement être envoyé au classement lorsque numérisé et y sera toujours envoyé lorsque l'entreprise reçoit un courriel.

Courriel Aleop

Lors de la création d'un compte Aleop, une adresse courriel du type nomentreprise@aleop.ca est créée.

Cette adresse permet aux fournisseurs, aux clients et à vous-même d'envoyer directement les documents comptables (ex. Factures PDF) sur la plateforme web afin qu'ils soient extraits automatiquement dans Aleop. Les documents peuvent être envoyés directement par les fournisseurs à l’adresse Aleop ou être transférés manuellement par votre entreprise. Seules les pièces jointes sont récupérées. Si la facture se trouve dans le corps du message, Aleop ne pourra pas la traiter.

Cette adresse est utilisée uniquement pour l’importation automatique de pièces jointes :

Vous n’avez pas accès à cette boîte courriel.
Le contenu des messages n’est pas consultable.
Il est impossible d’envoyer des messages à partir de cette adresse.

Les fichiers jugés dangereux, comme les exécutables (.exe), sont automatiquement supprimés. Un délai pouvant aller jusqu’à 5 minutes peut s’écouler avant que les pièces jointes apparaissent dans Aleop.

Bonnes pratiques

Transférez les courriels depuis votre boîte de réception actuelle vers l'adresse Aleop afin d'automatiser la récupération des pièces jointes.
Pour les partenaires ne proposant pas de service d'EDI, vous pouvez leur demander de transmettre leurs documents comptables à la fois à votre adresse de messagerie actuelle et à l'adresse Aleop, afin de permettre la consultation des messages associés.
Si les documents sont transférés manuellement par votre entreprise, il est également possible de créer une règle dans votre boîte courriel afin de transférer automatiquement les messages provenant de fournisseurs contenant une pièce jointe vers l’adresse Aleop.

Accès aux documents envoyés

Les documents envoyés par courriel sont automatiquement classés et accessibles dans Écran de suivi > Classification des documents > Courriel, triés par expéditeur.

Pour trouver l’adresse courriel Aleop reliée à l’entreprise :

Accéder au menu principal Aleop.
Cliquer sur le nom de l’entreprise.
Sélectionner Informations générales.
Dans l’onglet Coordonnées, vérifier le champ Courriel de l’entreprise.

Conditions d’envoi des courriels

Les courriels envoyés à Aleop doivent respecter les critères suivants :

Pièce(s) jointe(s) : Format .pdf uniquement.
Formats non acceptés : .exe, .bat, .com, .cmd, .vbs, .vbe, .js, .jse, .wsh, .wsf, .psc1, .htm, .html.
Un seul destinataire : L’adresse courriel @aleop.ca.
Objet concis : Titre court et explicite.
Contenu minimaliste : Le texte du courriel n’est pas pris en compte par Aleop.

Copie des courriels

Pour recevoir une copie des courriels envoyés à l’adresse @aleop.ca :

Accéder au menu Informations générales.
En bas de la page, activer l’option Recevoir une copie des courriels en sélectionnant OUI. Le délai de réception est d’environ 15 minutes.

Procédure d’envoi par courriel

Repérez votre adresse @aleop.ca
- Dans le menu principal, allez à Informations générales > Coordonnées pour trouver l’adresse unique liée à votre compte (ex. : monentreprise@aleop.ca).
Préparez vos documents
- Lisibles et bien cadrés
- Format PDF (1 fichier par facture)
- Ne pas utiliser de captures d’écran ou de photos de mauvaise qualité
Envoyez vos documents
- Destinataire : votre adresse @aleop.ca
- Seules les pièces jointes sont traitées, pas le contenu du message
- Objet du courriel : court et clair
Respectez les critères techniques
- Format accepté : PDF
- Résolution minimale : 300 dpi
- Texte en noir et blanc
- Pas de fichiers dangereux ou exécutables
Attendez le traitement automatique
- Le traitement peut prendre quelques heures pour qu’on document soit envoyé, extrait et retourné à la validation.
- Le classement automatique a lieu seulement après validation du document.
Retrouvez vos documents dans Aleop
- Dans Écran de suivi > Classification des documents, sélectionnez l’origine : Courriel

Numérisation

Le logiciel analyse les tons de noir et blanc en mode « Texte » pour reconnaître les caractères et les associer à des mots ou des chiffres. La rectitude du document, la clarté des tons et la numérisation en mode « Texte » sont donc essentielles.

Pour éviter de surcharger l’OCR, il est important de ne pas dépasser 25 documents par envoi. En cas de volume important, privilégiez des envois étalés dans le temps, regroupés par périodes (ex. : un mois).

Numérisation avec un numériseur ou une imprimante multifonctions

Exigences pour un document lisible par notre système de reconnaissance optique de caractères :

Format : PDF ou TIF/TIFF
Numérisation : Mode texte noir et blanc (bitonal), non en couleur ou niveaux de gris
Résolution : Minimum 300 dpi
Alignement : Document droit et bien cadré

Numériseurs supportés par Aleop :

Kodak i1150
Alaris E1025 / E1030

Nous offrons un soutien pour l'installation/configuration de ces modèles uniquement. Pour tout autre appareil (incluant imprimantes multifonctions), l’installation doit être faite par vous ou votre technicien. Aleop ne garantit pas leur compatibilité ni leur performance.

Intégration avec AleopClient :
Si votre numériseur peut produire des fichiers TIF/TIFF et permet de définir un dossier de sortie, nous vous assisterons dans l’intégration avec AleopClient. Sinon, envoyez les fichiers (TIF/TIFF ou PDF) directement à votre courriel « aleop.ca ».

Procédure d'envoi par numériseur

Préparez vos documents
- Lisibles et bien cadrés
- Formats acceptés : TIF/TIFF (1 fichier par facture)
- Résolution minimale : 300 dpi
- Texte en noir et blanc
Numérisez et envoyez avec AleopClient
- Si AleopClient est en fonction, les images seront automatiquement transférées dans le dossier de l’entreprise.
- Selon la configuration, les fichiers peuvent être envoyés directement à la Validation pour les factures d’achats et les relevés de ventes.
- Indiquez les informations manquantes (compagnie et destination) afin d’envoyer le document vers le dossier web.
Attendez le traitement automatique
- Après l’envoi, un délai de quelques minutes peut être nécessaire afin que les serveurs communiquent et autorisent la légitimité de la pièce jointe. Le document apparaîtra ensuite dans la classification ou dans la section Documents en traitement. L’extraction des données peut ensuite prendre quelques heures avant que le document soit retourné dans la section Validation.
- Le classement automatique a lieu seulement après validation du document.
Retrouvez vos documents dans Aleop
- Dans Écran de suivi > Classification des documents, sélectionnez l’origine : Numérisation

Numérisation avec l’application mobile Aleop

L’application mobile Aleop permet de capturer une image de vos documents comptables et de l’envoyer directement vers la classification des documents sur la plateforme, offrant ainsi une alternative rapide au courriel ou à la numérisation. Les documents transmis sont automatiquement traités par Aleop, mais la validation s’effectue uniquement sur la version web. L’application se connecte automatiquement à votre compte Aleop sans configuration supplémentaire.

Comment procéder :

Ouvrez l'application Aleop sur votre appareil mobile
Téléchargez-la depuis l’App Store ou Google Play si ce n’est pas déjà fait.
Sélectionnez la nature du document
Déterminez si votre document est un achat, une vente ou tout autre type de document.
Prenez une capture de votre document
Prenez une photo du document directement dans l’application. Il est également possible d’ajouter plusieurs pages en prenant plus d’une photo.
Vérifiez la qualité de l’image
Assurez-vous que le document est lisible, bien cadré, sans pli, reflet ni ombre. Le texte doit être clairement visible. Vérifiez également que le résultat est adéquat et que l’application n’affiche aucun avertissement avec le « i » en rouge.
Envoyez le document à votre compte Aleop.
Une fois satisfait de l’image, appuyez sur Envoyer. Le fichier est automatiquement transmis à votre espace Aleop et sera disponible pour validation dans les minutes suivantes. Si l’option Vente ou Achat est sélectionnée, le document apparaîtra d’abord dans la section Documents en traitement, puis dans la section Validation une fois l’extraction terminée.

Pour l’information complète sur notre application mobile, visitez le guide dédié.

Numérisation avec une application mobile tierce

Vous pouvez utiliser une application mobile de numérisation, à condition qu’elle produise un document conforme aux critères suivants :

Format : TIF/TIFF ou PDF
Mode : Texte noir et blanc (pas de couleur ou niveaux de gris)
Résolution : Minimum 300 dpi
Un fichier PDF par document (même fournisseur = factures séparées)
Utiliser une app de numérisation dédiée (pas l’appareil photo par défaut)
Document droit, bien cadré et rogné
Éviter les plis, reflets, ombres et éléments obstruant le texte (ex. : coupon de paiement)
Si possible, envoyer le PDF directement à votre adresse « aleop.ca »

Fonctionnalités utiles (parfois payantes) offertes par certaines applications :

Correction automatique de l’éblouissement et des ombres
Amélioration de la netteté
Suppression des imperfections
Rotation intelligente, détection automatique des bords

Important : Vous êtes responsable de la qualité du PDF. Un document illisible sera retourné en « Révision » et comptera pour une licence. En cas de non-conformité, vous pouvez aussi saisir les informations manuellement à l'étape de « Validation ».

Échanges de données informatisées (EDI)

Les échanges de données informatisées (EDI) désignent l’échange automatisé de documents entre systèmes informatiques, sans intervention manuelle. Dans le cas d’Aleop, les EDI intégrés traitent seulement les factures d’achat ainsi que les relevés de vente.

Les documents transmis par échange de données informatisées (EDI) sont directement acheminés vers l’étape de validation, contournant ainsi les étapes de traitement préliminaire et sans consommer de licences de traitement de document.

Ce type de document est uniquement accessible auprès des partenaires disposant d’un système EDI intégré, permettant ainsi un échange automatisé et sans erreur des informations.

EDI disponibles

Sollio – Nécessite un compte AgConnexion actif.
Agri-Marché / Lactech
EPQ

La configuration de la connexion aux EDI est faite directement à partir de votre compte Aleop. Chaque intégration dispose de ses propres instructions, accessibles depuis l’interface de configuration. Il est important de suivre les étapes spécifiques à chaque fournisseur pour assurer une synchronisation correcte des données.

Réception des certificats via l’EDI de l’EPQ

Lorsque vous utilisez l’EDI pour recevoir vos certificats, il est important de comprendre le fonctionnement et les délais possibles.

Génération et disponibilité des certificats

Les certificats doivent d’abord être générés par l’EPQ et rendus accessibles dans leur portail avant de pouvoir être transmis via l’EDI. Tant que le certificat n’est pas disponible dans le portail, il ne peut pas être récupéré.

Récupération automatique par Aleop

Une fois qu’un certificat est disponible dans le portail EDI de l’EPQ, Aleop le récupère automatiquement.

La récupération est effectuée une fois par nuit.
Le certificat devient généralement visible le lendemain de sa disponibilité dans l’EDI.

Délais habituels de réception

Le délai entre la date de facture et la réception du certificat dans Aleop varie selon les pratiques de l’EPQ.

Moyenne générale : environ 4,5 jours.
Écart possible : du même jour jusqu’à 7 jours.

Influence de la date de paiement

La date de paiement indiquée sur le certificat détermine le moment où l’EPQ le rend disponible via l’EDI.

Exemple : un certificat daté du 8 août avec un paiement prévu au 2 septembre sera disponible dans l’EDI le 2 septembre et récupéré automatiquement par Aleop le 3 septembre.
Cela signifie que l’EPQ ne diffuse pas les certificats avant la date de paiement prévue.