Routine de travail

Modifié le : 13 novembre 2024

Avec l’utilisation d’Aleop, il est facile de migrer vers une comptabilité d’exercice. En combinant l’utilisation optimale d’Aleop et les fonctionnalités de SigaFinance et SigaFinance Evo, vous minimisez grandement le nombre d’écritures comptables à faire.

Écritures de vos transactions

Pour vos Transactions Aleop

Toutes les écritures dont la première ligne de la note explicative débute par Aleop.
Numérisez vos documents papier ou expédiez vos documents électroniques à votre compte Aleop.
Identifiez le type de documents (Classification des documents).
Validation des documents.
Paiement et encaissement dans Aleop (par compte-fournisseurs, compte-clients, compte bancaire, etc.).
Importation des écritures dans SigaFinance.

Entrée des paiements

Le module « ENTRÉE DES PAIMENTS » dans SigaFinance, vous permet de vérifier les états de comptes de vos fournisseurs. Cochez les factures que vous voulez payer et, en cliquant sur « sauver », SigaFinance fait automatiquement l'écriture dans « ENTRÉE DES ÉCRITURES ».

Liste des auxiliaires fournisseurs (Auxiliaires/Liste des auxiliaires).
Entrée des paiements tout en vérifiant les états de compte des fournisseurs (Traitements/Entrée des paiements).
Liste des paiements de fournisseurs à payer (Traitements/Liste des paiements).
Paiement à l’institution financière ou chèque.

Transactions mensuelles à votre compte bancaire

À cette étape, vous devez faire les écritures répétitives qui passent à votre compte bancaire à chaque mois tel vos paiements d’emprunt, frais bancaires, variations de marge de crédit, assurances, retraits, salaires si vous n’utilisez pas le module de paie, etc.)

Si vos écritures répétitives son déjà programmer dans vos « MODÈLE D’ÉCRITURE avec enchaînement », utiliser cette fonction (Fichiers/Définition des modèles d’écriture).
Utilisez votre relevé de compte bancaire pour faire les écritures mensuelles et/ou corriger les écritures par enchaînement afin d’y inscrire les montants exacts passés au compte bancaire.

Conciliation bancaire (automatisé)

Téléchargement des états de compte bancaire ***.PDF et ***.OFX
Conciliation bancaire manuelle ou automatisée (Traitements/Conciliation bancaire).
Dans la conciliation bancaire, cliquez sur « Importation du relevé bancaire électronique ».
Après avoir fait la conciliation automatisée, prenez une capture d’écran ou imprimez l’écran de « La liste des transactions non trouvées ». Ajoutez ces transactions.
Terminé la conciliation bancaire.

Rapport de taxes

Selon votre période de déclaration des taxes de TPS et TVQ, sortir votre rapport.
(Rapports/Formulaire de taxes).
Envoyer votre rapport de taxe au Gouvernement.

Fermetures du mois

Faire votre fermeture du mois courant (Traitements/Fermeture du mois courant).
Rapports des écritures dans un fichier de format PDF.
Copie de sécurité en ligne (Outils/Copie de sécurité).
Important : à la fin de la sauvegarde, vous devriez voir apparaître un accusé-réception.

Classement automatisé et classement web

Classement automatisé disponible sur le web via l’« Écran de suivi/Recherche de transaction ».
Dans « Documents à classer » via « Classeur/Explorateur », faire le classement.
Numériser tous vos documents.

Vos indicateurs

Indicateurs personnalisés
Indicateurs de Bilan
Indicateurs de Résultats
Indicateurs de Production laitière

Transfert des écritures vers SigaFinance.

Une fois la confirmation de paiement effectuée dans Aleop, vous devez récupérer les transactions dans SigaFinance. La première étape consiste à accéder à l'écran d'importation des écritures Aleop depuis le menu Outils/Transfert des écritures/Importation des écritures Aleop. Pour compléter l'importation, vous devez être connecté à Internet pendant le processus

Vous pouvez également accéder à l'écran d'importation des écritures Aleop directement depuis l'icône Aleop dans la barre de menu.

Pour cette opération, il est essentiel de fermer tous les écrans afin de procéder à la synchronisation.

L'écran d'importation permet de démarrer la synchronisation avec les serveurs Aleop et de sélectionner les écritures à importer dans SigaFinance.

Une fois la synchronisation terminée, les écritures prêtes à être importées s'affichent à l'écran. Vous pouvez alors sélectionner une ou plusieurs écritures à importer, et lorsque vous cliquez sur le bouton Démarrer, l'importation commence.

Unité de mesure

Lorsque une unité de mesure transférée par Aleop n'est pas liée au compte dans SigaFinance ou n'existe pas, certaines fenêtres d'information s'afficheront.

L'unité de mesure n'est pas liée au compte SigaFinance.

L'unité de mesure n'existe pas dans SigaFinance.

Une unité de mesure avec un taux de conversion valide est disponible. Par exemple, Aleop envoie une facture avec 1500 grammes et le compte est géré en kilogrammes.

L'information n'existe pas dans SigaFinance

Lorsque des modifications sont apportées au plan de comptes, aux départements, aux auxiliaires ou aux lots, il est possible que des écritures validées dans Aleop contiennent des informations qui ne sont plus valides.

Prenons l'exemple d'un compte (70591) dans SigaFinance qui aurait été supprimé, mais qui est utilisé dans une écriture dans Aleop qui doit être importée. Lors de l'importation, SigaFinance affiche la question suivante :

En cliquant sur "Créer", la fenêtre "Ajouter un compte" s'ouvre :

L'écriture peut donc être importée dans SigaFinance. Vous devrez ensuite modifier le compte utilisé et, si nécessaire, le supprimer à nouveau de votre charte de comptes.

La procédure est la même pour les départements, les auxiliaires et les lots.

Erreur lors de l'importation

Vérifiez les éléments suivants lorsqu'une erreur se produit pendant la synchronisation :

Erreurs lors de la synchronisation

Vérifiez que les informations de connexion de l'utilisateur sont correctement saisies dans la section Définition des entreprises. En cliquant sur "Ouvrir la liste des entreprises", il devrait être possible de voir l'entreprise. Si la connexion ne peut pas être établie, vérifiez si l'utilisateur peut ouvrir son compte Aleop avec les mêmes informations :
- Si c'est le cas, assurez-vous que les informations saisies dans SigaFinance sont les mêmes. Si le problème persiste, transmettez le cas au support technique.
- Sinon, le problème est lié aux informations de connexion. Si l'utilisateur ne se souvient pas de ses informations de connexion, renvoyez-le au support technique.

Vérifiez avec l'utilisateur ses « Entrées d'écritures » pour vous assurer qu'il n'y a pas de lignes sans écritures ni valeurs. Supprimez ces lignes et essayez à nouveau la synchronisation.

Si le problème persiste, transmettez le cas au support technique.

Erreurs lors de l'importation des écritures

Assurez-vous que l'utilisateur sélectionne au moins une écriture.
Si le problème survient lors de l'importation de plusieurs écritures (15 et plus), sélectionnez des groupes plus petits d'écritures (4 à 5) et importez-les une par une. Cela aidera à identifier l'écriture problématique. Il est également possible qu'aucune écriture ne soit problématique (bug sporadique non encore ciblé).