La fin d’une année financière est souvent synonyme de maux de tête pour bien des entrepreneurs. Représentant une charge de travail supplémentaire afin de réunir tous les papiers nécessaires à la production des rapports d’impôts. Que vous produisiez vous-même les rapports ou que vous souhaitez vous départir de cette tâche en la donnant à votre comptable, il suffit de vous assurer d’avoir complété chacun des éléments mentionnés plus bas!

Étapes à suivre pour clôturer votre année : Comptabilité d’exercice et de caisse

1. Entrer toutes vos factures d’achat et de vente, les valider puis les synchroniser avec votre logiciel comptable.
   
   
2. Créer un dossier pour l’année qui s’est terminée et y regrouper tout ce que vous aurez à faire parvenir à votre comptable.
   
   
3. Terminer la conciliation bancaire de chacun des comptes et numérisez vos relevés et transférez-les dans le dossier créer à l’étape précédente.
   
   
4. Vérifier les soldes d’emprunt. Numérisez vos relevés et transférez-les dans le dossier créé à l’étape 2.
   
   
5. Vérifier les soldes des comptes fournisseurs avec les états de compte et apporter les corrections si nécessaire.
   
   
6. Vérifier les comptes à recevoir et envoyer les états de compte afin de recevoir rapidement les fonds manquants. Si vous êtes en comptabilité de caisse, il est important que la liste des comptes à recevoir et les factures soient transmises aux comptables.
   
   
7. Identifier les frais perçus d’avance. Ces derniers doivent se trouver au bilan.
   
   
8. Compléter votre inventaire quel que soit le matériel ou produits utilisés au sein de votre entreprise. Si les informations ne sont pas entrées dans le logiciel, communiquez les informations au comptable.
   
   
9. Joindre les documents pour les achats d’actifs.
   
   
10. Si une valeur marchande de vos actifs est maintenue, revoir les valeurs afin de les actualiser. Un bilan avec les valeurs marchandes actuelles peut vous aider lorsqu’il sera le moment de renouveler vos assurances.
    
    
11. Identifier et transférez les dépenses personnelles dans un compte de retrait.
    
    
12. Préparer, vérifier et envoyer le rapport de réclamation des taxes TPS et TVQ. Vérifier que les soldes sont à zéro et que tout a été réclamé.
    
    
13. Préparer la copie de sécurité de votre logiciel comptable avant la fermeture du dernier mois. Le comptable pourra y ajouter les régularisations et faire un transfert d’écriture.
    
    
14. Faire une copie de sécurité de votre logiciel comptable et déposer le fichier en ligne afin de sécuriser vos données en cas de feu ou de dégât majeur.
    
    
15. Fermer le dernier mois de l’exercice financier, mais pas l’année afin d’y inclure les régularisations.

Il est très important d'éviter tous ajouts de transactions dans l’année qui vient de se terminer sans avoir avisé le comptable.

Quoi remettre à votre comptable?

• Les documents et relevés pour fin d’impôt. Relevés des programmes agricoles, relevé de la Financière Agricole, de vos institutions financières (placements, etc.), et relevées de vos coopératives (ristournes).
• Toutes les informations pour la préparation des relevés et résumés à faire parvenir aux deux paliers de gouvernement pour les employés.
• Toutes les informations pour la préparation des relevés 31 si vous louez des résidences.

Débuter l’année financière de la bonne manière

• Continuer de faire sa comptabilité. Il est primordial de ne pas attendre les régularisations et les rapports financiers afin d’éviter de prendre du retard.
• Éviter les ajouts de transaction dans l’année qui vient de se terminer sans en avoir avisé votre comptable.
• Revoir la charte de compte en ajoutant ou fusionnant des comptes. Cette action permettra une meilleure répartition.
• Ajouter des départements, des unités dans les comptes pour mieux représenter chaque production.
• Analyser les indicateurs avec une tierce partie. Un avis externe permet d’aller chercher des conseils et de changer de perspective.
• Définir des objectifs pour les indicateurs.

Une clôture d'année bien préparée est la clé pour démarrer la suivante sans stress. En gardant tout à jour et en collaborant étroitement avec votre comptable, vous vous assurez que chaque détail est pris en charge. Cela vous permettra de repartir sur de bonnes bases et de vous concentrer pleinement sur la croissance de votre entreprise, tout en ayant l'esprit léger.