La Gestion des Accès

Donner accès à toutes les informations financières de votre entreprise à tous les membres n’est ni sécuritaire ni optimal. Avec la gestion des accès d’Aleop, vous gardez le contrôle en attribuant des permissions adaptées à chacun, assurant ainsi la sécurité de vos données tout en facilitant une collaboration efficace.

Les avantages de la gestion des accès :  

• Donnez à chaque membre de l’équipe les permissions nécessaires à son rôle. 
• Protégez vos informations financières en limitant les accès.  
• Visualisez rapidement qui peut accéder à quelles informations. 
• Modifiez facilement les permissions quand les rôles évoluent.
• Gérez tout depuis une interface simple et centralisée. 

Pourquoi contrôler les accès est essentiel 

Dans une équipe où chaque collaborateur dispose d’un accès illimité à toutes les données de l’entreprise, plusieurs risques peuvent survenir :  

• Une ressource externe peut consulter des informations comptables sensibles. 
• Un assistant administratif peut par inadvertance modifier des données financières critiques.

Ce manque de contrôle expose non seulement l’entreprise à des erreurs humaines, mais augmente également le risque de fuite d’informations confidentielles. 

Mettre en place une gestion des accès adaptée est essentiel pour protéger les informations sensibles de l’entreprise, réduire les risques d’erreurs et garantir une collaboration sécurisée entre les différents utilisateurs. Une solution bien structurée permet d’allier efficacité et tranquillité d’esprit. 

Comment fonctionne la gestion des accès?

Aleop a évolué pour offrir une gestion des accès optimisée. Avec cette nouvelle version, la gestion des accès gagne en souplesse, offrant aux propriétaires un contrôle accru et une plus grande autonomie pour attribuer des rôles et gérer les permissions dans leur environnement Aleop.

Dans Aleop, la gestion des accès repose sur plusieurs éléments clés : 

• Propriétaire : Seul le Propriétaire peut attribuer des accès aux usagers. Il a un contrôle total sur les permissions d'accès. 
• Usager : L'Usager doit créer un compte afin d’être invité par un Propriétaire à accéder à l'entreprise ou aux groupes d'entreprises. 
• Rôles : Les rôles définissent les permissions d'accès et peuvent concerner une seule entreprise ou à plusieurs. 
• Collaborateur : Usager spécial d'Aleop qui intervient temporairement dans un compte client pour une durée déterminée. Les collaborateurs ne peuvent se voir attribuer que certains rôles spécifiques liés à leur intervention. 
• Expiration : Certaines assignations de rôle sont temporaires, avec une durée limitée, afin d’ajuster l’accès en fonction des besoins spécifiques sur une période déterminée. 
• Quota : Un quota limite le nombre de fois qu’un rôle peut être attribué au sein d’un groupe, garantissant un contrôle équilibré des permissions. 

Dans cet article, nous vous présentons en détail les nombreuses possibilités offertes par cette nouvelle gestion des accès, afin que vous puissiez facilement en tirer parti et mieux contrôler les rôles de chaque membre de votre équipe. 

Gestion des rôles et des accès

L’écosystème Aleop rend la gestion des rôles et des accès simple et intuitive. Les autorisations attribuées à un utilisateur déterminent précisément ce qu'il peut consulter ou modifier, garantissant ainsi une organisation efficace et sécurisée des données. 

Les accès sont classés en deux catégories principales : 

1. Consultation : Permet uniquement de visualiser les informations, sans possibilité de les modifier. 

2. Modification ou intervention : Autorise des actions concrètes, telles que la validation et la classification. 

RGA : Propriétaire du groupe d’entreprise

Le RGA (Responsable de Gestion des Accès) est le propriétaire du groupe d’entreprises et joue un rôle clé dans la gestion des accès. En tant que seul utilisateur habileté à attribuer des permissions, il a la possibilité de définir qui peut accéder aux différentes fonctionnalités de l’écosystème Aleop. Ce rôle est essentiel pour assurer un contrôle total sur les utilisateurs et leurs droits d'accès. 

Comptable

Le rôle de comptable donne un accès complet aux fonctionnalités comptables de l’entreprise. Les utilisateurs disposant de ce rôle peuvent consulter et gérer les documents financiers, effectuer des opérations comptables et accéder à toutes les fonctions liées à la comptabilité, facilitant ainsi la gestion financière de l’entreprise. 

Numérisation / Classification  

Accès restreint à la section "Classification", permettant uniquement la gestion des documents, avec la fonctionnalité d'envoi direct de fichiers via AleopClient.

Consultation de données

Ce rôle offre un accès en lecture seule aux indicateurs financiers, à la recherche de transactions, à la recherche d’annotations et aux classeurs. Il ne permet aucune modification des documents dans Aleop.

Achat de licences

Ce rôle permet de gérer les licences de numérisation pour l’ensemble du groupe d’entreprise. Les utilisateurs ayant ce rôle peuvent acheter et gérer les licences nécessaires pour la numérisation, garantissant ainsi la conformité de l'entreprise avec les quotas de licences disponibles.

D’autres rôles pourraient être ajoutés dans le futur, en fonction des besoins évolutifs des entreprises. Un utilisateur peut se voir attribuer différents rôles selon les entreprises ou groupes d’entreprises auxquels il appartient, avec un nombre illimité de rôles possibles. Cependant, le propriétaire est soumis aux quotas de rôles au sein de son groupe d’entreprises. 

Pour en apprendre davantage sur les rôles, allez visiter notre guide complet ici. 

Exploiter la gestion des accès à votre avantage

Imaginons une entreprise qui collabore avec un cabinet comptable externe pour gérer ses finances, tout en intégrant une nouvelle équipe administrative. Grâce à la gestion des accès sur Aleop, l'entreprise peut attribuer au cabinet comptable un rôle spécifique, lui permettant d'accéder pleinement aux informations financières tout en offrant à l’équipe interne un accès plus restreint, selon les besoins. 

Par exemple, l’équipe administrative pourrait avoir un accès limité à la numérisation et à la classification des documents, sans pouvoir modifier les informations financières sensibles. De son côté, l’équipe comptable aura une visibilité complète sur les finances de l’entreprise, garantissant une gestion optimale et sécurisée des données importantes. 

Si un rôle devait être modifié ou qu’un collaborateur externe n’avait plus besoin d’accès, l’entreprise peut rapidement ajuster les permissions pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations, tout en maintenant une collaboration fluide. La gestion des accès devient ainsi un levier stratégique, permettant de sécuriser les informations tout en optimisant les processus internes. 

Maintenir la sécurité tout en gagnant en agilité

La gestion des accès sur Aleop représente une avancée significative pour optimiser la sécurité, la flexibilité et l’efficacité des processus au sein de votre entreprise. Nous avons vu qu’elle permet de contrôler les permissions de chaque membre de l’équipe en fonction de son rôle, de protéger les informations sensibles et d’offrir une traçabilité complète des actions réalisées. Que ce soit pour gérer des collaborateurs internes ou externes, cette fonctionnalité favorise une collaboration fluide tout en garantissant que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations, au bon moment. 

 La gestion des accès continuera de s’adapter aux besoins des entreprises en matière de sécurité et de flexibilité. De nouveaux rôles et fonctionnalités seront ajoutés pour offrir davantage de possibilités de personnalisation, permettant ainsi de mieux répondre aux exigences spécifiques de chaque organisation. Cela permettra aux entreprises de rester agiles tout en maintenant un contrôle optimal sur l'accès à leurs informations. 

Pour découvrir en détail la gestion des accès sur Aleop et apprendre à exploiter pleinement cette fonctionnalité, nous vous recommandons de consulter notre guide complet ici.