Améliorer la collaboration entre les membres de votre équipe

Chez Aleop, nous aimons simplifier votre comptabilité, c’est pourquoi nous continuons à améliorer notre offre de service en vous offrant de nouvelles fonctionnalités qui ont non seulement pour but d’optimiser vos processus internes, mais également d’améliorer la collaboration entre les membres de votre équipe et de vous permettre de suivre en temps réel la santé financière de votre entreprise grâce à des indicateurs financiers clairs. 

Notre nouvelle fonctionnalité, les Annotations, est spécialement conçue pour :

• Éliminer les notes papier.
• Avoir toutes vos notes de paiement et d’encaissement centralisées.
• Échanger avec des intervenants externes. 
• Rendre le canal d’approbation plus simple. 
• Éviter les erreurs de captation de données OCR. 
• Mettre en contexte une dépense ou un revenu. 
• Éliminer les échanges courriels ou les appels répétitifs. 
• Rendre la gestion de vos dossiers plus fluide.
• Et plus encore. 

Avez-vous déjà écrit sur une facture la date et le mode de paiement? Avec les annotations, ce n’est plus nécessaire, chaque information est datée et suit la copie numérique de la facture, éliminant toute ambiguïté. Vous obtenez une visibilité totale sur l’évolution des échanges, rendant la gestion et les vérifications plus simples. 

Pourquoi avons-nous créé cette fonctionnalité?

Avant l’ajout des annotations, les informations importantes étaient souvent dispersées dans des courriels, des documents séparés, ou des discussions, rendant le suivi complexe et propice aux erreurs. Puisque se rappeler de tout est humainement impossible, les annotations représentent une manière de conserver des notes ou de discuter avec des partenaires, et ce, directement sur la facture d'achat ou de vente sur Aleop. Ces annotations permettent de rapatrier les communications entre chaque partenaire de l’entreprise sous une même plateforme. Fini les notes manuscrites, bienvenue à l'ère du numérique.  

Imaginez une facture envoyée sans annotations. Toute communication pour clarifier les détails se fait par courriels séparés, créant des échanges éparpillés et parfois contradictoires. Un membre de l'équipe doit expliquer un changement sur la facture par un nouveau courriel, ce qui augmente le risque d'erreurs et de malentendus. Finalement, les informations essentielles sont dispersées, rendant le suivi difficile et entraînant des retards dans le traitement de la transaction.  

Les annotations permettent également d'ajouter des notes contextuelles directement liées à une transaction, offrant des informations supplémentaires sur le paiement ou l’encaissement. Par exemple, vous pouvez préciser la date de paiement d’une facture, fournir des détails sur les conditions de paiement, noter les numéros de référence, ou ajouter des commentaires pour clarifier des points spécifiques.   

Un aperçu des annotations et de leurs fonctionnalités

Tout d’abord, vous avez la possibilité d’utiliser deux types d’annotations : les annotations générales et les annotations de paiement et encaissement. Les annotations générales vous permettent de laisser une note sur tous les documents présents dans Aleop, tandis que les annotations de paiement et encaissement sont spécifiquement conçues pour fournir des précisions sur des transactions financières.  

Annotation Générale

L’annotation générale vous permet d’ajouter des informations textuelles directement sur un document. Vous pouvez rédiger votre texte en utilisant diverses options de formatage (taille, police, gras, italique, soulignement, etc.) et mentionner un utilisateur de votre organisation ayant accès à Aleop. Ainsi, cet utilisateur recevra une notification l'informant de la note et pourra facilement y accéder (Pour plus de détails à ce sujet, rendez-vous à la section Notifications.) 

Annotation de Paiement & Encaissement

L’annotation de paiement et encaissement permet d’ajouter des informations qualitatives concernant le paiement ou l’encaissement associés à un document. Ces informations ne seront pas intégrées dans l’écriture comptable ou lors du processus de paiement/encaissement. Elle offre les mêmes fonctionnalités que l’annotation générale, tout en incluant des options supplémentaires, notamment : 

• La date de paiement 
• Le montant payé 
• L’escompte reçu 
• Le numéro de référence 
• Les intérêts additionnels 

Recherche d'annotations

Au même titre que la recherche de transactions, il est possible de facilement repérer une annotation générale ou de paiement/encaissement en définissant des critères de recherche.  

Il est également possible de concentrer les résultats de recherche spécifiquement pour des documents sans annotations, vous permettant d’en ajouter une par la suite.

Notifications

Les utilisateurs ont la possibilité de choisir de recevoir des notifications lorsqu’ils sont mentionnés. Cette flexibilité leur permet de rester informés des échanges importants. Les notifications peuvent être envoyées par messagerie interne, par texto, ou par courriel, assurant ainsi que chaque utilisateur est alerté dès qu'il est mentionné. Cela garantit une communication fluide et une réactivité optimale, facilitant ainsi la collaboration au sein de l'équipe. 

Pour plus d’information sur les sous-fonctionnalités des annotations et pour en connaître plus sur leur fonctionnement, vous pouvez aller lire notre guide complet ici.  

Comment tirer parti des Annotations 

Voici une mise en contexte de la manière dont une entreprise peut tirer parti des nouvelles annotations d'Aleop pour optimiser sa productivité et renforcer son efficacité opérationnelle. 

L’équipe administrative d’une entreprise se compose notamment de directeurs, de techniciens comptables, de contrôleurs financiers, d’adjoints administratifs, etc. Grâce aux annotations, chaque membre peut ajouter des informations pertinentes sur les documents financiers, ce qui améliore la gestion des liquidités et la préparation des rapports comptables. 

Enregistrement d'une facture de vente : 
L’adjoint administratif génère une facture pour un client et utilise une annotation pour indiquer que le paiement est attendu dans les 30 jours. Cela aide à classifier le document pour le suivi des liquidités. 

Mention d'un collègue : 
L’adjoint administratif mentionne le technicien comptable dans l’annotation, ce qui lui permet de recevoir une notification pour consulter la facture et la date d'échéance. 

Révision de la facture : 
Le technicien comptable en consultant la facture annotée, ajoute une note pour préciser que le montant inclut un escompte de paiement. Cette annotation est essentielle pour la préparation des états financiers. 

Suivi des paiements : 
Lorsque le paiement est reçu, le technicien comptable utilise une annotation de paiement pour marquer la facture comme réglée et mentionne également la date de réception, facilitant ainsi la gestion des flux de trésorerie pour le contrôleur financier. 

Clarté et traçabilité : 
Les annotations centralisent donc toutes les informations relatives aux documents financiers, permettant à l’équipe de consulter facilement les commentaires et de s'assurer que tout est en ordre pour les rapports comptables. 

Ensemble vers une gestion efficace

Les annotations d'Aleop sont une avancée majeure pour améliorer la productivité et la collaboration au sein des entreprises, même lorsque votre équipe se compose seulement de deux personnes. En centralisant les informations sur les documents, elles réduisent le risque de malentendus et facilitent le suivi des transactions. 

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de clarifier les paiements, de partager des informations essentielles et d'améliorer la gestion des documents quotidiens. Nous vous invitons à explorer toutes les possibilités offertes par les annotations en consultant notre guide complet pour optimiser votre utilisation de cette nouvelle fonctionnalité. 

Vous n’êtes pas encore un client d’Aleop et cette nouvelle fonctionnalité attire votre attention? Réservez une démonstration gratuite pour en apprendre davantage sur comment Aleop peut être essentiel à votre entreprise.