Un peu de mise en contexte

Située à Québec, Panier Extra, est une épicerie indépendante reconnue pour sa gestion locale et personnalisée. Comme beaucoup d’entreprises, elle doit jongler avec un volume élevé de factures, le suivi des paiements et la gestion des fournisseurs. Ces tâches administratives prennent un temps précieux, souvent au détriment de priorités stratégiques.

En 2024, Julie Sarah Leblanc-Vézina, directrice de l’administration, décide d'optimiser la gestion comptable pour éliminer les tâches répétitives. En septembre, elle intégre Aleop à son quotidien, transformant ainsi sa façon de travailler. 

Les défis de l'entreprise

Avant Aleop, la gestion des tâches administratives était un véritable casse-tête. Julie Sarah consacrait tous ses jeudis à la saisie et au traitement des factures, un processus long et fastidieux qui l’empêchait de se concentrer sur d’autres responsabilités. 

Avec un grand volume de factures papiers et numériques, le classement et la retranscription manuelle augmentaient les risques d’erreurs et ralentissaient les opérations. Le vendredi était ensuite dédié aux paiements, allongeant encore sa charge de travail. Il devenait urgent de trouver une solution pour automatiser ses tâches et optimiser son temps. 

Un gain de temps impressionnant

« Lundi dernier, je suis arrivée avec 74 factures à traiter. Grâce à Aleop, j'ai terminé en 2 heures. Si j'avais dû tout faire manuellement, ça m'aurait pris au moins 2 jours! » partage Julie Sarah.

Ce gain de temps de près de 90% transforme ses semaines de travail, lui permettant de se concentrer sur des responsabilités essentielles, comme l’analyse des opérations ou la gestion des ressources humaines. 

« Aleop est beaucoup plus détaillé et rapide que la saisie manuelle. J’ai facilement réduit de plus de la moitié du temps consacré à la gestion des factures. » 

En plus de sa rapidité, Aleop offre une meilleure précision. « Aleop détecte les doublons et m'avertit immédiatement, ce qui m'évite de payer une facture deux fois. »

La gestion documentaire est aussi plus fluide. « Les équipes de chaque département peuvent récupérer les documents directement dans Aleop, sans devoir fouiller dans un bac de factures. »

Un outil qui remplace l’embauche d’un employé 

Julie Sarah considère Aleop comme une solution plus rentable que l’embauche d’un employé. « Pour une épicerie indépendante, c’est un outil idéal. C’est comme avoir un employé toujours disponible, sans besoin de formation ni de gestion des absences. »

Elle ajoute : « Avec Aleop, une seule personne suffit pour accomplir le travail de deux. Après la première année, seuls les frais d’abonnement restent, et c'est beaucoup moins cher qu’un salaire. » 

Des perspectives prometteuses

Alors qu’elle a déjà réduit considérablement son temps de gestion et amélioré son efficacité, Julie Sarah voit encore du potentiel dans Aleop. « Ma prochaine étape est d'exploiter les indicateurs financiers, comme analyser les ratios selon les différents groupes de produits, les ventes et les pertes, afin de mieux comprendre et utiliser ces informations pour optimiser nos opérations. » 

Avec les outils d’analyse d’Aleop, elle pourra suivre sa trésorerie en temps réel, comparer la performance des différentes catégories de produits et surveiller l’évolution des revenus cumulatifs.

Un outil essentiel pour les PME 

L’expérience de Panier Extra démontre comment une solution adaptée peut transformer les processus administratifs d’une petite entreprise. En éliminant les tâches répétitives, en réduisant les coûts et en simplifiant la gestion, Aleop est devenu bien plus qu’un outil – c’est un allié stratégique.

Un logiciel conçu pour simplifier le quotidien des gestionnaires 

« Ce sont des logiciels comme le vôtre qui rendent tout tellement plus simple et plus rapide » confie Julie Sarah. En quelques mois, Aleop est devenu indispensable à son quotidien. « Ce logiciel est devenu mon nouvel indispensable, et je ne pourrais plus m’en passer. Il n’y aurait pas d’autre option pour moi. Un logiciel comme le vôtre simplifie vraiment ma vie au quotidien. » 

Résultats

• 90% de temps économisé sur la gestion des factures.
• L'équivalent d'un employé toujours disponible.
• Éviter les doublons lors des paiements aux fournisseurs.