Utiliser ALEOP au quotidien facilite grandement la migration vers une comptabilité d’exercice. En combinant Aleop et les fonctionnalités de SigaFinance, vous minimisez grandement le nombre d’écritures comptables à faire. Dans le présent article, vous trouverez les étapes à suivre afin de tenir à jour votre comptabilité et ne rien oublier!
OPTIMISEZ VOTRE TEMPS EN SUIVANT LES ÉTAPES
1. Écriture de vos transactions
1.1 Toutes les écritures dont la première ligne de la note explicative débute par Aleop. Voici les étapes à compléter afin de tenir votre comptabilité à jour.
- Numérisez vos documents papier ou expédiez vos documents électroniques à votre compte Aleop
- Identifiez le type de documents (Classification des documents)
- Validez les documents
- Terminer la transaction en sélectionnant Paiement et encaissement dans Aleop. Cette étape permet de payer ou encaisser soit dans le compte fournisseurs, compte clients, compte bancaire, etc.)
- Synchronisez les écritures validées dans SigaFinance
1.2 Entrée des paiements
Le module Entrée des paiements dans SigaFinance, vous permet de vérifier les états de compte de vos fournisseurs. Cochez les factures que vous voulez payer et, en cliquant sur sauver , SigaFinance fait automatiquement l'écriture dans Entrée des écritures.
- Sortir la liste des auxiliaires fournisseurs (Auxiliaires/liste auxiliaires)
- Allez dans Entrée des paiements tout en vérifiant les états de compte des fournisseurs afin d'inscrire vos paiements (Traitement/Entrée des paiements).
- Sortir la liste des paiements de fournisseurs à payer afin d'avoir le détail des paiements à faire (Traitements/Listes des paiements)
- Connectez-vous à compte de votre l'institution financière et procéder au paiement à l'aide de la liste (étape précédente)
1.3 Transactions mensuelles à votre compte bancaire
À cette étape, vous devez faire les écritures répétitives qui passent à votre compte bancaire chaque mois tel que vos paiements d'emprunt, frais bancaires, variations de marge de crédit, assurances, retraits, salaires, etc.)
- Si vos écritures répétitives sont déjà programmées dans vos modèles d'écriture avec enchaînement, utilisez cette fonction.
- Utilisez votre relevé de compte bancaire pour programmer vos écritures mensuelles et/ou corriger les écritures par enchaînement afin d'y inscrire les montants exacts passés au compte bancaire
2. Conciliation bancaire (automatisé)
- Dans votre compte bancaire, téléchargez le relevé de compte mensuel en format PDF et téléchargez le relevé des opérations de votre compte courant
- Procédez à la conciliation bancaire manuellement ou en utilisant le mode automatisé de SigaFinance. Pour le mode automatisé, utilisez le bouton importation de relevé bancaire, inscrire le compte bancaire à concilier et appuyez sur Parcourir pour trouver le relevé des opérations.
- Cliquez sur le bouton vert lecture et ensuite conciliation.
- L'écran présente les transactions passées dans le compte bancaire, mais qui ne sont pas inscrites dans la comptabilité. Imprimer cet écran afin d'ajouter les transactions.
- Terminez la conciliation bancaire.
3. Rapport de taxes
- Selon votre période de déclaration de taxes TPS et TVQ, téléchargez votre rapport dans SigaFinance en utilisant la période prédéfinie.
- Envoyez votre rapport de taxe au Gouvernement.
4. Fermeture du mois
Dès l'envoi du rapport de taxes, il est primordial de fermer le ou les mois de la période concernée.
- Procéder à la fermeture du mois courant
- Rapports des écritures dans un fichier de format PDF
- Faire une copie de sécurité en ligne afin d'avoir une copie externe (Outils/Copie de sécurité)
Important! À la fin de la sauvegarde, vous devriez voir apparaître un accusé-réception.
5. Classement automatisé et classement web
Vos documents comptables sont automatiquement classé par Aleop dès l'étape de la validation, pour les autres documents comme des contrats, bons de livraison, les correspondances, il est recommandé de les numériser et de les transférer dans le classeur Aleop.
6. Indicateurs
L'entrée de vos données alimente en temps réel des indicateurs financiers vous permettant de voir l'évolution de votre année financière.
