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Système comptable Aleop : Enfin une solution à la paperasse!

Système comptable Aleop : Enfin une solution à la paperasse!

Le Centre d’expertise en gestion agricole (CEGA) a lancé un outil très avant-gardiste dont le but est de simplifier au quotidien l’administration sur les entreprises agricoles du Québec.

 

Aleop : Les fondements

Officiellement disponible depuis le 23 novembre dernier, le système comptable ALEOP permet de faciliter les tâches traditionnellement liées à la paperasse telles que la saisie comptable et le classement des documents. Aleop c’est le nouvel assistant administratif du producteur.

Fondé en mai 2009, le Centre d’expertise en gestion agricole (CEGA) est un organisme à but non lucratif qui a pour mandat de soutenir les agriculteurs du Québec et leurs conseillers en matière de gestion agricole. Son conseil d’administration représente l’ensemble du « Québec agricole » soient des représentants de l’industrie, de l’Union de producteurs agricoles, de La Financière agricole du Québec (FADQ), des institutions financières et du milieu de l’enseignement, des centres d’expertise ainsi que de la relève agricole.

 

L’origine et le fonctionnement
du système comptable

Plusieurs enquêtes, groupes de discussion et sondages réalisés par le CEGA ont confirmé l’existence d’un problème flagrant en agriculture au Québec : les tâches administratives et financières sont devenues très lourdes. Les agriculteurs sont embourbés dans la paperasse et les nombreuses exigences gouvernementales. Selon Patrice Carle, directeur général du CEGA : « Les gens ont peu de temps pour ” s’investir ” dans l’analyse de leurs résultats d’entreprise en cours d’année, car ils sont trop impliqués dans les opérations liées à la production ».

 

Fonctionnement

En 2013, le CEGA a été mandaté par le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) afin de développer un outil répondant aux besoins exprimés par les agriculteurs. Le système comptable ALEOP permet de traiter rapidement et efficacement les documents administratifs, en format papier ou électronique, au fur et à mesure de leur arrivée dans l’entreprise. Une fois la saisie des documents effectuée, ALEOP vous permet de les classer et de transférer facilement les données pertinentes vers votre système comptable. Les indicateurs de résultats de votre entreprise, que vous aurez choisis en fonction de vos besoins, sont automatiquement mis à jour à partir de ces nouvelles données. Vous disposez ainsi d’un tableau de bord personnalisé qui « vous parle en tout temps dans l’année. »

« C’est un clair avantage qui vous permettra de réagir beaucoup plus vite en fonction de la situation réelle de votre entreprise. Ça permet plus de voir venir au lieu découvrir trop tard si l’entreprise ne performe pas suffisamment », affirme M. Carle. Et comme ALEOP facilite la comptabilité d’exercice au quotidien, le portrait qu’il produit correspond à la situation de l’entreprise « du moment » et non celle prévalant trois ou six mois plus tôt. « En 2017, il est temps qu’un agriculteur puisse avoir l’information de qualité et à jour afin de pouvoir réagir rapidement », lance le directeur du CEGA.

Un classeur sécuritaire

Outre l’automatisation de la saisie comptable, la solution ALEOP repose également sur un classeur « intelligent ». Vous y retrouverez facilement toutes vos factures et vos autres documents numérisés : finies les recherches frustrantes dans les boîtes de paperasse qui s’empilent dans votre bureau ! Votre classeur est en tout temps accessible via votre ordinateur, ou à distance via votre tablette ou votre cellulaire.

La sécurité et la confidentialité de vos données reposent sur des technologies du même type que celles qui protègent les sites transactionnels des institutions financières comme Accès D par exemple, souligne Patrice Carle. « Et toutes les données sont entreposées au Québec », précise fièrement celui-ci.

 

Intéresser les jeunes à l’agriculture

ALEOP est facile à utiliser par tous les groupes d’âge. Et avec toute la nouvelle génération des jeunes entrepreneurs de l’ère numérique, « ce nouvel outil va leur permettre de gérer leur entreprise sans paperasse », ajoute Patrice Carle. La technologie transforme des tâches ennuyeuses en activités beaucoup plus intéressantes comme le suivi en temps réel des résultats financiers de l’entreprise selon les témoignages recueillis auprès des clients d’ALEOP. Ceux-ci apprécient particulièrement d’accéder rapidement aux informations qu’ils recherchent. L’équipe du CEGA a d’ailleurs rencontré plusieurs jeunes agriculteurs dans les dernières années. Côté besoins d’accompagnement en gestion, leurs ambitions sont bien différentes; ils préfèrent parler à leurs conseillers « plus souvent, mais moins longtemps », donc d’avoir plus de services-conseils en continu. La génération Y est du type : il faut que ça soit simple et efficace, mais rapide ! »

 

C’est le temps de passer à l’action

Avec ALEOP, finies les heures perdues à rechercher des documents ! Vos données comptables sont à jour et à portée de main en tout temps. En vous abonnant, vous pourrez rapidement commencer à créer votre propre base de données numériques, la mettre à profit et l’enrichir au fil des semaines, des mois ou années. Vous n’avez pas besoin d’attendre le début d’une nouvelle année financière : Aleop s’adapte à votre comptabilité en cours d’année. Dès qu’Aleop est installé, il est prêt à transférer vos données dans le logiciel comptable Sigafinances. Dès lors, une image du document suit toutes les données transférées dans le système comptable; plus besoin d’ouvrir le classeur, l’image est toujours disponible pour le client et son comptable.

La Solution Aleop est la première application d’automatisation de la saisie comptable, de classement de documents et de suivi personnalisé en temps réel offerte à un prix abordable aux PME agricoles : à vous d’en profiter dès maintenant!

Besoin de plus d'information?

Pour plus d’informations, visitez la page Facebook d’Aleop ou composez le 1-855-484-4040.

La technologie comptable au service de la gestion

La technologie comptable au service de la gestion

Aleop a été inventé après plusieurs années de recherches et d’études sur les besoins administratifs des entrepreneurs. Celles-ci nous ont amenés à créer un outil web, le technologie comptable permettant aux entrepreneurs de garder le contrôle sur leurs affaires en tout temps.

C’est donc un assistant administratif qui les accompagne dans la gestion quotidienne de leurs entreprises. Dans cet article, vous apprendrez comment cet outil répond à des exigences d’affaires plus importantes que jamais en agriculture.

 

Aujourd’hui, avoir une comptabilité à jour et détaillée est un incontournable.

La comptabilité est simplifiée grâce à l’automatisation de la saisie de données. À l’heure actuelle, à partir d’un compte web sécurisé, il est possible de saisir, numériser, trier et classer toutes les factures et tous les documents de l’entreprise reçus par courriel ou par la poste. Le système extrait les données requises et les envoie au logiciel comptable SigaFinance ou Acomba. Pour une précision accrue, Aleop intègre les données physiques (quantité d’engrais, de pesticides, de moulée, etc.) à la comptabilité du propriétaire.

 

Votre temps est précieux; utilisez-le où ça compte!

Dire adieu à la pile de paperasse est maintenant possible si vous prenez l’habitude de numériser vos documents papier et traiter vos documents numériques au fur et à mesure de leur réception, une tâche qui ne vous prendra que quelques minutes.

Vous y gagnerez donc des documents électroniques classés, accessibles et entreposés de façon sécuritaire, que vous pourrez consulter ou transmettre facilement à vos interlocuteurs (conseillers, comptables, banquiers, fournisseurs, clients, etc.).

Connaître sa situation financière et réagir rapidement, c’est essentiel!

L’instantané au bout des doigts… Aujourd’hui, des tableaux de bord dynamiques offrent aux producteurs la possibilité de suivre l’évolution de leurs résultats financiers en temps réel. Une nouvelle gamme d’indicateurs technico-économiques générés par Aleop vous permet de connaître mensuellement la performance de votre entreprise au cours des douze derniers mois.

 

Optimisez vos échanges avec vos conseillers.

Aleop réduit les distances et ouvre la voie à une nouvelle relation entre l’entrepreneur et ses conseillers. Le producteur est donc en mesure de poser des questions à ses conseillers au moment opportun. Pour les entreprises qui le désirent, le conseiller peut alors suivre à distance l’évolution des résultats financiers en cours d’année et intervenir au besoin. Ainsi, un conseiller pourra desservir et monitorer des entreprises de plusieurs régions différentes.

En conclusion, le monde des affaires carbure à l’information en temps réel et les entrepreneurs de nouvelle génération veulent gérer leur entreprise avec le mobile. Le service-conseil doit répondre à ces nouveaux besoins.

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L’intelligence d’affaires en temps réel

L’intelligence d’affaires en temps réel

L’outil du CEGA : L’intelligence d’affaires en temps réel

La paperasse et la comptabilité représentent des charges de travail importantes pour les producteurs agricoles! C’est pourquoi ils ont besoin de l’intelligence d’affaires en temps réel. C’est pourquoi le CEGA à créé Solution Aleop, un outil qui offre une solution Web unique. Pourquoi unique? Parce qu’il permet d’optimiser la collecte, le classement, le partage et l’exploitation des données des entreprises. D’ailleurs, la technologie de reconnaissance de caractères offre des possibilités jusqu’ici inédites pour les entreprises agricoles.

L’outil développé permet de « lire » des documents traités. Il permet aussi de détecter les informations pertinentes (fournisseur, date, no de factures, montants, items). Il est alors possible de réduire de beaucoup la saisie manuelle et de classer automatiquement les documents traités.

 

Comptabilité

Aleop se lie avec le système comptable de l’entreprise afin de transférer les données collectées sous la forme d’une écriture complète dans le grand livre. Il est possible de valider les informations extraites, d’attribuer les comptes aux items facturés et de confirmer le mode de paiement utilisé. Finalement, l’outil est compatible avec le logiciel SigaFinance et maintenant avec Acomba.

L’intelligence d’affaires

Pour collecter les documents, un numériseur haute performance qui traite jusqu’à 40 pages par minute se charge du papier. Une adresse de transmission est utilisée pour les courriels. Le classement des factures et des relevés de vente est donc automatisé et ceux-ci peuvent être retrouvés grâce aux informations détectées sur le document.

À terme, l’outil permet de gérer les accès de plusieurs utilisateurs à l’intérieur du dossier de l’entreprise. Il est alors possible de générer des rapports et des indicateurs personnalisés pour suivre les résultats de l’entreprise en temps réel.

 

Une solution innovante

L’outil du CEGA est la première solution destinée aux entreprises agricoles qui a pour but d’optimiser les processus administratifs et comptables. Or, le but est simple : passer moins de temps dans la paperasse et plus de temps à analyser les résultats de l’entreprise.

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La gestion en temps réel

La gestion en temps réel

La gestion en temps réel est une notion qui est apparue avec l’avancement des nouvelles technologies. Toutefois, en production agricole, cette avancée s’est faite à un rythme très accéléré au cours des dernières années. Que ce soit dans les secteurs de la production végétale ou animale, les progrès sont extraordinaires ; soulignons par exemple l’apport du GPS, des drones, des systèmes de traite et d’alimentation ou de l’évaluation des inventaires.

 

Contexte

Simplement pour mieux mettre cet avancement en contexte, certains se souviendront du contrôle laitier postal. À cette époque, la personne responsable du troupeau remplissait un formulaire pour y inscrire la production journalière en lait pour chacune des vaches en lactation. Elle expédiait le tout par courrier postal et dans les jours suivants, voire dans les semaines suivantes, elle recevait des recommandations pour l’alimentation de ses vaches laitières. Aujourd’hui, nous sommes réellement ailleurs et il est inconcevable d’imaginer revenir en arrière. Il faut donc regarder en avant !

La gestion en temps réel se base sur des résultats ou de l’information disponibles immédiatement permettant aux gestionnaires de les analyser afin d’agir le plus rapidement possible.

 

La gestion en temps réel à l’heure actuelle

Qu’en est-il de la gestion économique et financière de l’entreprise agricole d’aujourd’hui ? L’évolution ne s’est pas faite aussi rapidement. Certes, nous avons des outils qui facilitent la tenue de livres, mais l’objectif demeure de récolter des données sur une base annuelle. C’est seulement quelques mois plus tard, une fois les données analysées, que nous pouvons utiliser ces informations pour agir et poser des actions sur l’entreprise.

Bien entendu, il est possible de faire des suivis en cours d’année pour observer le cumulatif des revenus et des dépenses puis le comparer à un budget ou tout simplement à l’année précédente, mais la comparaison n’est pas évidente.

Est-il envisageable de pouvoir obtenir des résultats annuels… tous les mois ? C’est-à-dire qu’après chaque mois pour lequel les données ont été saisies, nous pourrions observer sur une base annuelle les résultats de l’entreprise ? La visualisation des résultats à l’aide de graphiques faciliterait l’observation de la tendance prise par les éléments importants à surveiller (indicateurs) sur une base annuelle.

Cette façon d’analyser les résultats devient très dynamique, permettant d’obtenir des indicateurs qui n’étaient auparavant disponibles qu’une fois par année. Où l’entreprise s’en va-t-elle ? Obtenir des résultats annuels mensuellement nous mène à la notion de « 12 mois mobiles »; il n’y a plus de débuts d’année financière, nous sommes constamment à observer des fins d’année.

 

Année financière à tous les mois à l’aide du concept des 12 mois mobiles
  • Chaque mois représente la fin d’une année financière.
Résultats dynamiques en temps réel et possibilité d’intervenir plus rapidement
  • Des indicateurs annuels sont disponibles tous les mois.
  • L’observation de la tendance des résultats permet une meilleure projection.
Facilite le partage de l’information avec toute l’équipe gravitant autour de l’entreprise, et ce, en temps réel
  • L’information est dans le « cloud ».
Valorisation de la comptabilité de l’entreprise
  • Les performances annuelles peuvent être observées plusieurs fois par année.

Résultats sur trois années financières


Source : Webinaire sur les indicateurs Aleop.

  • À la fin de chaque mois, il est pertinent de cumuler les données de 12 mois afin d’obtenir des résultats annuels pour le mois.
  • Les bâtonnets horizontaux illustrent la possibilité d’obtenir 25 fins d’années comparativement à 3.

 

Résultats annuels disponibles mensuellement


Source : Webinaire sur les indicateurs Aleop.

  • Ce graphique représente l’évolution dans le temps de trois années financières.
  • Sur cette base, nous avons la possibilité de faire trois analyses des résultats de l’entreprise.

 

Adaptation et réalité

Les entreprises agricoles devront s’adapter et adopter la gestion économique et financière en temps réel, appuyés par des outils facilitant la prise d’information et la production de résultats. Après tout, ces outils devront être accessibles sur différentes plateformes comme la tablette et le téléphone intelligent. Cela permettra aux dirigeants de l’entreprise de même qu’à la personne responsable de la tenue de livres de partager l’information.

D’ailleurs, certaines informations pourraient être accessibles à une équipe multidisciplinaire gravitant autour de l’entreprise en accord avec les propriétaires. Ce type d’intervention atténue l’impression d’isolement du dirigeant d’entreprise dans son travail quotidien.

 

« Je ne me pose plus la question depuis que j’ai mes indicateurs en temps réel. Ils représentent l’ensemble de mes postes. Je peux rapidement prendre connaissance de la situation en temps réel, sans la complexité d’interpréter des colonnes de chiffres. Mes indicateurs sont toujours là, prêts et à jour pour répondre à mon questionnement. »

 

– France Lamonde, productrice de cultures commerciales et utilisatrice d’Aleop

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