Commençons par la base. Dépendamment comment vous utilisez Acomba, vous pouvez faire vos transactions directement dans le grand livre plus communément appelé comptabilité de caisse ou encore vous utilisez le module compte client et fournisseurs ce qui veut dire une comptabilité d'exercice.
Transactions au grand livre - comptabilité de caisse
Avec l'utilisation d'Aleop, il est facile de migrer vers une comptabilité d'exercice. Si votre choix est de maintenir une comptabilité de caisse, voici une routine de travail pour une utilisation d'Aleop avec les fonctionnalités d'Acomba.
Si votre comptabilité est une d'exercice, vous pouvez consultez la routine appropriée ici
OPTIMISEZ VOTRE TEMPS EN SUIVANT LES ÉTAPES
1. Écriture de vos transactions
1.1 Toutes les écritures dont la première ligne de la note explicative débute par Aleop. Voici les étapes à compléter afin de tenir votre comptabilité à jour.
- Numérisez vos documents papier ou expédiez vos documents électroniques à votre compte Aleop
- Identifiez le type de documents (Classification des documents)
- Validez les documents
- Synchronisez les écritures validées dans Acomba en choisissant les écritures de la période active que vous voulez importer.
2. Faire vos dernières écritures
- Transférez « vos lots » dans « comptabilité/lots », s'il y a lieu
- Inscrire vos écritures mensuelles telles que les frais bancaires, emprunts et autres
- Exportez les écritures dans Aleop (synchronisation)
3. Étapes avant « la fin de mois »
- Faire « l'autoconciliation » de vos comptes bancaires si votre institution financière peut vous fournir votre fichier OFX dans « comptabilité/autoconciliation ».
- Faire la « conciliation » de vos comptes bancaires, carte de crédit dans « comptabilité/conciliation » et produire les rapports de chacun des comptes, lorsque conciliés.
- Sélectionnez « rapport de TPS et TVQ » dans le menu « traitement différé » en écrivant la date qui correspond à la fin de la période
- Vérifiez que le rapport est exempt d'erreurs, s'il y a lieu faites les corrections
- Si vous avez fait des corrections dans vos écritures de grand livre suite à vos étapes avant la fin du mois, refaire la synchronisation
4. Produire vos rapports mensuels
- Produire le « rapport de la balance de vérification » en allant dans le menu « comptabilité/rapports financiers » afin de valider que tout balance
- Produire le « bilan » en allant dans le menu « comptabilité/rapports financiers »
- Produire « l'état des résultats » en allant dans le menu « comptabilité/rapports financiers »
- Produire la « vérification des dossiers utilisés » en allant dans le menu « saisie/utilitaire/vérification des dossiers utilisés »
5. Copie de sauvegarde
- Prendre une « copie de sécurité avant fermeture » en allant dans le menu « fichier/copie de sauvegarde ». Conservez la copie de sauvegarde en ligne. Nous recommandons de déposer le fichier dans un espace cloud sécurisé.
6. Fin de mois dans Acomba
- Produire le rapport « fin de mois » en allant dans le menu « saisie/comptabilité/fin de mois »
- Synchronisez avec Aleop avant de débuter des écritures comptables dans le mois suivant
7. Classement automatisé et classement dans Aleop
- Classement automatisé disponible sur le web via Écran de suivi/recherche de transaction
- Dans documents à classer via Classeur/explorateur, faire le classement
- Numérisez tous vos documents
8. Indicateurs
L'entrée de vos données alimente en temps réel des indicateurs financiers vous permettant de voir l'évolution de votre année financière.
