La routine de travail avec Acomba - Inscription fournisseur

Commençons par la base. Dépendamment de la manière dont vous utilisez Acomba, vous pouvez faire vos transactions directement dans le grand livre plus communément appelé comptabilité de caisse ou encore vous utilisez le module compte client et fournisseurs ce qui veut dire une comptabilité d'exercice.

Inscription fournisseur - comptabilité de caisse

Avec l'utilisation d'Aleop, il est facile de migrer vers une comptabilité d'exercice.Si votre choix est d'utiliser le module fournisseur, voici une routine de travail pour une utilisation d'Aleop avec les fonctionnalités d'Acomba.

Votre comptabilité est une comptabilité de caisse, vous pouvez consulter la routine appropriée ici.

OPTIMISEZ VOTRE TEMPS EN SUIVANT LES ÉTAPES

1. Écriture de vos transactions

1.1 Toutes les écritures dont la première ligne de la note explicative débute par Aleop. Voici les étapes à compléter afin de tenir votre comptabilité à jour.

Numérisez vos documents papier ou expédiez vos documents électroniques à votre compte Aleop
Identifiez le type de documents (Classification des documents)
Validez les documents
Synchronisez les écritures validées dans Acomba en choisissant les écritures de la période active que vous voulez importer.
Attention! Il est possible de modifier les écritures comptables dans le module fournisseur, mais il est très important de ne pas détruire d'écriture. Il faut d'abord les transférer dans le grand livre.

1.2 Paiements dans Acomba

Produire le « rapport des fournisseurs » en allant dans l'onglet « âge des comptes »
Faire vos paiements de vos comptes fournisseurs dans Acomba
Sortir la « liste de chèques » afin d'avoir le résumé des paiements à effectuer auprès de votre institution financière
Vérifiez que tous vos paiements et dépôts sont inscrits

1.3 Dépôts dans Acomba

En allant dans le module client, inscrire tous les dépôts provenant des clients
Inscrire toutes les autres transactions dans « comptabilité/ inscription/dépôt »

2. Avant le transfert de vos modules vers le grand livre

« Prendre une copie de sauvegarde avant transfert » en allant dans le menu « Fichiers / Copie de sauvegarde »

3. Transfert de vos modules dans la comptabilité

Si vous utilisez des modules, faire une « Consultation détaillée » pour vérifier vos transactions.
Conservez tous vos Rapports, ce sont vos Livres Comptables.
Produire le « rapport (transfert détaillé) » de votre module « Client / Rapport journalier » avec une date active.
Produire le « rapport (transfert détaillé) » de votre module « Fournisseur / Rapport hebdomadaire » avec une date active
Produire le « rapport (transfert détaillé) » de votre module « Paie (Rapport) / Journal des paies »
Produire le « rapport des remises » de votre module « Paie (Rapport) / Journal des remises »
Synchronisez avec Aleop après la production d'un rapport afin les inscriptions de transactions. Il faut synchroniser avant de modifier les inscriptions de transactions provenant vos modules comptes clients et comptes fournisseurs.

4. Faire vos dernières écritures

Transférez « vos lots » dans « comptabilité/lots », s'il y a lieu
Inscrire vos écritures mensuelles telles que les frais bancaires, emprunts et autres
Exportez les écritures dans Aleop (synchronisation)

5. Étapes avant « la fin de mois »

Concilier les « comptes de contrôles » dans « comptabilité / conciliation » tel que, encaisse des clients, cartes de crédit, TPS et TVQ, comptes clients et comptes fournisseurs et produire les rapports de chacun des comptes, lorsque conciliés.
Faire « l'autoconciliation » de vos comptes bancaires si votre institution financière peut vous fournir votre fichier OFX dans « comptabilité/autoconciliation »
Sélectionnez « rapport de TPS et TVQ » dans le menu « traitement différé » en écrivant la date qui correspond à la fin de la période
Vérifiez que le rapport est exempt d'erreurs, s'il y a lieu faites les corrections
Si vous avez fait des corrections dans vos écritures de grand livre suite à vos étapes avant la fin du mois, refaire la synchronisation

6. Produire vos rapports mensuels

Produire le « rapport de la balance de vérification » en allant dans le menu « comptabilité/rapports financiers » afin de valider que tout balance
Produire le « bilan » en allant dans le menu « comptabilité/rapports financiers »
Produire « l'état des résultats » en allant dans le menu « comptabilité/rapports financiers »
Produire la « vérification des dossiers utilisés » en allant dans le menu « saisie/utilitaire/vérification des dossiers utilisés »

7. Copie de sauvegarde

Prendre une « copie de sécurité avant fermeture » en allant dans le menu « fichier/copie de sauvegarde ». Conservez la copie de sauvegarde en ligne. Nous recommandons de déposer le fichier dans un espace cloud sécurisé.

8. Fin de mois dans Acomba

Produire le rapport « fin de mois » en allant dans le menu « saisie/comptabilité/fin de mois »
Synchronisez avec Aleop avant de débuter des écritures comptables dans le mois suivant

9. Classement automatisé et classement dans Aleop

Classement automatisé disponible sur le web via Écran de suivi/recherche de transaction
Dans documents à classer via Classeur/explorateur, faire le classement
Numérisez tous vos documents